Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za postizanje željenih ciljeva. Sastanci su jedino mjesto/način za donošenje odluka. A bez odluka nema daljnjeg razvoja.

Vještine sudjelovanja/vođenja učinkovitih sastanaka moraju se učiti, nema prirodno talentiranih osoba za učinkovito sudjelovanje/ vođenje sastanaka. Svaki sastanak ima tri faze: pripremu, tijek i aktivnosti poslije sastanka. Najvažnija faza sastanka je priprema sastanka i o njoj dominantno ovisi uspjeh sastanka. Nažalost u praksi je lako utvrditi kako je faza pripreme za sastanak najzanemarenija s očitim posljedicama stoga imamo dominantno neučinkovite sastanke. Savjeti za učinkovitije sudjelovanje/vođenje su poticaji i pomoć u pripremi, tijeku i aktivnostima poslije sastanka. Ovi savjeti su jedan od “alata” kako postati stručnjak za učinkovite sastanke. Oni će omogućiti vaš puni doprinos razvoju vaših oblika zajedništva (grupe, organizacije i zajednice) u kojima djelujete, osigurati vašu prepoznatljivost u zajedništvima u kojima djelujete i izvan njih te vam omogućiti uspješan osobni razvoj i napredovanje u karijeri. Evo nekoliko savjeta za učinkovitije sudjelovanje/ vođenje sastanaka tijekom pripreme sastanka koji su dani kroz devet elemenata pripreme za sastanak:

1. INICIJATIVA ZA SASTANAK

• Kada organizirate sastanak, postavite si pitanje: “Mogu li se stvari riješiti bez sastanaka”?

• Izbjegavajte klasični sastanak (fizičko okupljanje) ako se ista informacija može dati putem memoranduma, e-maila, kratkog izvještaja ili se povezati virtualno.

• Inicijativa za sastanak mora imati uporište u rješavanju strateških problematika ili iznenadnih situacija koje traže donošenje odluka.

2. CILJ I SVRHA SASTANKA

• Nemojte sazvati sastanak bez svrhe; ako je moguće napišite je.

• Prije početka sastanka svima mora biti jasno koji je cilj i svrha sastanka.

• Prije svakog sastanka moraju biti iskazani željeni (očekivani) rezultati.

• Ako želite dati samo informacije, učinite to na drugi način i ne sazivajte sastanak. Umjesto za nepotreban sastanak, iskoristite to vrijeme za sebe ili za važne aktivnosti.

3. DNEVNI RED

• Sastavite dnevni red koji je optimalan za predviđenu dužinu trajanja sastanka: niti preobilan, niti prekratak.

• Svim sudionicima sastanka dnevni red mora biti dostavljen najkasnije tri dana prije početka sastanka. Morate imati dovoljno vremena za pripremu.

• Ako ste voditelj nemojte nenajavljeno i ishitreno stavljati teške teme na dnevni red. Sudionici ne smiju biti iznenađeni i zatečeni. Neće se na taj način stići do kraja pripremiti za sastanak.

• Nemojte da dnevni red ima previše točaka.

• Odredite prioritete u dnevnom redu. Prvo rješavajte najvažnije stvari.

• U dnevnom redu za sastanak obvezno treba biti naznačeno planirano vrijeme za sastanak. Na taj način će se sudionicima sastanka omogućiti precizno planiranje vremena poslije sastanka. PS/SŠ

Autor teksta: Milan Grković

Izvor: Poslovni savjetnik br. 130

Ostatak teksta možete vidjeli klikom na PDF ikone