U slučaju potrebe rada na više projekata, organiziranja na više projekata predstavlja ograničenje. Potrebno je pronaći naći način da se kombiniraju funkcijska i projektna organizacija, pri čemu projektni dio organizacije podrazumijeva stalni rad na projektni način, a projekti se mogu mijenjati.

PITANJA: Mi smo konzalting poduzeće koje se razvija. Radimo na nekoliko projekata istovremeno i pomalo se gubimo u organizaciji posla. Kako bismo se mogli organizirati da povećamo produktivnost?

ODGOVOR: U vašem slučaju dobrim rješenjem može se pokazati matrična organizacijske struktura. Ona predstavlja kombinaciju više struktura, pri čemu podlogu čini funkcijska struktura. Svako poduzeće se najprije organizira na funkcijski način te srodne poslove grupira u organizacijske jedinice – funkcije. No, u slučaju potrebe rada na više projekata, takav način organiziranja predstavlja ograničenje. Tako treba naći način da se kombiniraju funkcijska i projektna organizacija, pri čemu projektni dio organizacije podrazumijeva stalni rad na projektni način, a projekti se mogu mijenjati.

Matrična organizacija ima široku primjenu. Ona se koristi u svim kompanijama koje trajno rade na određenim razvojnim projektima, kao što su građevinska poduzeća, farmaceutske kompanije i poduzeća informacijskoga sektora. Korisne su i u uslužnim poduzećima poput marketinških i konzalting agencija koje trajno rade za određene klijente ili pak kontinuirano rade na projektni način za različite klijente, za odvjetničke kuće koje trajno zastupaju određene klijente ili klijente zastupaju na projektni način te bankama koje prate poslovanje određenih klijenata. Na ovaj je način moguće organizirati i državne agencije.

Matrična organizacijska struktura ili, jednostavnije, matrična organizacija predstavlja rješenje kod kojega se u postojeću funkcijsku organizacijsku strukturu umeću trajni timovi koji se bave radom na određenim projektima ili programima.

Pojedine funkcije tako ostaju temelj rada poduzeća te pružaju podršku radu na projektima. Iz funkcija se regrutiraju članovi projektnih timova. Tako se otvara put uspješnijem radu na projektni način. No, u ovom slučaju javlja se jedna specifičnost. Članovi projektnog tima istovremeno odgovaraju dvama menadžerima: menadžeru funkcijske jedinice i projektnom menadžeru. Tako, primjerice, stručnjak za financije može odgovarati menadžeru financija te istovremeno menadžeru projekta konzaltinga određenog poduzeća. Dvojna ili dualna odgovornost je ujedno i najveća slabost ove organizacijske strukture jer može doći do miješanja ovlasti i odgovornosti, odnosno teškoća u utvrđivanju prioriteta.

Osim toga, rad na projektima se može smatrati atraktivnijim pa funkcijski menadžeri mogu smatrati da se njihov djelokrug poslova zanemaruje od strane zaposlenika. Tako može doći do neproduktivnog rivalstva između funkcijskih i projektnih menadžera zbog čega može doći do smanjivanja produktivnosti i efikasnosti, nepoštivanja projektnih rokova te u konačnici gubitka poslova.

Ove je probleme moguće riješiti komunikacijom i dobrom koordinacijom aktivnosti, jasnim definiranjem ciljeva, rokova i načina rada. Ako je potrebno, moguće je i jasno odrediti uloge, autoritet i odgovornost svakog zaposlenika i menadžera. Kako bi se potaknuo konstruktivan i koordiniran rad te razmjena informacija i znanja, takve napore je moguće javno isticati i nagrađivati. Treba ipak reći da u slučaju manjih poduzeća funkcije imaju stožernu ulogu podrške te tako i manji djelokrug poslova pa je prednost moguće dati radu na projektima. Moguće konflikte oko autoriteta i odgovornosti treba rješavati vrhovni menadžment.

Unatoč složenosti i nedostacima, matrična organizacija ima i brojne prednosti. Osim što omogućuje predani rad na projektima ili programima, omogućuje bolju komunikaciju između funkcijskih jedinca. Na taj je način moguće razvijati suradnju u cijelom poduzeću te širiti poslovanje. To je moguće ako se informacije i znanje stečeni radom na projektima razmjenjuju, pohranjuju u organizacijsku memoriju te ugrađuju u organizacijske rutine. Ako se uvede menadžer ili koordinator projekata, može se optimalizirati korištenje projektnih resursa.

Njena prednost je i visoki stupanj fleksibilnosti na način da se projekti dodaju i ukidaju po potrebi, a radom na projektni način moguća je bolja prilagodba potrebama klijenata. Treba napomenuti da ovakav način rada, ako se njime dobro upravlja, može djelovati izrazito poticajno za zaposlenike. Tako zaposlenici mogu rotirati između projekata, odnosno može se mijenjati projektni sastav prilikom prihvaćanja novih projekata, čime dolazi do obogaćivanja posla, odnosno do povećanja radne raznolikosti, posebno s obzirom na visoki stupanj autonomije projektnih timova.

S obzirom na izravnu usmjerenost na potrebe klijenata, ovo organizacijsko rješenje može pridonijeti povećanju efektivnosti, produktivnosti, a time i profitabilnosti vašega poduzeća.

Autor: Prof. dr. sc. Nataša Rupčić