Baza podataka ubraja se među najvrednije resurse udruge. Kvalitetno vođen sustav upravljanja podacima koji se često ažurira, pročišćava i integrira sa ostalim alatima koje koristite, jedna je od najbitnijih investicija u svrhu rasta i uspješnog poslovanja udruge.

Uspješno upravljanje podacima značajno povećava efikasnost rada udruge i pomaže u donošenju kvalitetnijih odluka. Istovremeno, dobivate i  širu sliku o trenutnom poslovanju udruge kao i mogućnost personaliziranog pristupa klijentima i donatorima.

Upravljanje podacima izazovan je zadatak koji zahtijeva disciplinu, fokusiranost i organizaciju. Baza podataka vrlo brzo može postati „zatrpana“ nepotrebnim i zastarjelim podacima što stvara teškoće u snalaženju u tom „moru“ informacija. Stoga je nužno imati razrađen sustav protokola upravljanja podacima.

Bilo da je potrebno samo nadograditi trenutni sustav upravljanja podacima ili po prvi puta uvodite software za upravljanje podacima, bitno je da svaki član osoblja razumije važnost kvalitetnog upravljanja podacima.

Što je strategija upravljanja podacima?

Strategijom upravljanja podacima definira se način prikupljanja podataka o donatorima i klijentima kako biste ih koristili u budućim marketinškim i drugim aktivnostima. Strategija utvrđuje i način postupanja sa podacima od trenutka njihova evidentiranja u bazi i trebala bi uključivati:

• kriterije za odabir softwarea za upravljanje podacima;
• vrste podataka koje ćete prikupljati;
• način pohranjivanja podataka;
• sigurnosne protokole za zaštitu podataka;
• metode analize podataka kako bi dobili uvid u aktivnosti donatora odnosno klijenata;
• načine osiguravanja transparentnosti podataka i njihova korištenja.

Kako kreirati strategiju upravljanja podacima

Ne postoji univerzalni „recept“  za strategiju upravljanja podacima koja bi bila prikladna svakoj organizaciji već je uvijek potrebno imati u vidu individualne potrebe poslovanja. Možemo, ipak, navesti neke općenite smjernice koje vrijede u svakom slučaju. One uključuju slijedeće:

a) Utvrdite trenutno stanje u pogledu upravljanja podacima

Prvi korak prema uspješnijem upravljanju podacima je analiza trenutnog stanja. Utvrdite, dakle, koje su vam informacije potrebne. Ovo će dakako ovisiti o ciljevima udruge. Započnite sa popisom osnovnih informacija kao što su kontakt informacije, broj donacija, aktivnosti (angažman) volontera i zaposlenika i sl.

Zatim sastavite listu svih podataka kojima trenutno imate pristup tj. koje trenutno prikupljate  i analizirajte kako udruga može ove podatke iskoristiti u poslovanju. Potom napravite i popis informacija koje trenutno ne pratite a potrebne su vam u poslovanju.

Nakon što imate uvid u trenutno stanje u pogledu sustava praćenja i upravljanja podacima možete kreirati daljnju strategiju. Pritom svakako imajte na umu da će plan biti potrebno revidirati sukladno promjenama okolnosti. Sustav praćenja podataka dakle treba biti fleksibilan i imati sposobnost prilagođavanja promjenama u poslovanju udruge.

b) Napravite plan

Plan bi trebao dati odgovore na slijedeća pitanja:

• Jeste li trenutno u mogućnosti pratiti uspješnost realizacije vaših programskih ciljeva putem baze podataka?
• Koji novi alati mogu pomoći vašem timu u lakšem i bržem snalaženju u bazama podataka?
• Ukoliko postoje smetnje i problemi, što je uzrok? Jesu li to vaši trenutni alati za vođenje baze podataka ili možda način pristupanja  bazi i praćenja podataka?
• Koja su najučinkovitija i cjenovno najprihvatljivija rješenja u pogledu upravljanja bazom podataka?

c) Odaberite odgovarajući software

Software za upravljanje podacima trebao bi biti osnova na kojoj ćete graditi čitavu strategiju upravljanja podacima. Prilikom odabira između mnogo opcija koje postoje na tržištu  izaberite software koji odgovara vašim potrebama, jednostavan je za upravljanje, omogućuje integraciju sa aplikacijama koje već koristite u poslovanju i uklapa se u vaš budžet.

CRM software ( eng. “Customer Relationship Management”software tj. software za upravljanje odnosima s klijentima) dostupan je u nizu veličina i oblika tako da i manje organizacije mogu pronaći prikladno i cjenovno prihvatljivo rješenje. Prilikom odabira uvijek tražite sustav koji uključuje osnovne postavke kao što su:

• automatska prilagodba i popunjavanje profila donatora;
• mogućnost prilagodbe sustava sukladno rastu poslovanja udruge;
• mogućnost segmentacije prema vrstama podataka;
• alati za praćenje aktivnosti donatora i usporedbu tih aktivnosti za pojedina razdoblja;
• mogućnost izrade analiza i izvještaja;
• sigurnosne postavke i automatski alati za enkripciju.

d) Integrirajte software

Bitno je vidjeti kako vaša softverska rješenja funkcioniraju zajedno. Tako ćete omogućiti jednostavan protok podataka kroz različite platforme.

Integracije omogućuju i puno više. One mogu svakodnevne procese učiniti puno jednostavnijima. Npr. možete:

• Prikupljati podatke o donatorima tijekom različitih kampanja. Recimo da provodite fundraising kampanju. Sa svakom donacijom koju prikupite kroz fundraising software dobiti ćete i korisne informacije o donatoru. Stoga neka fundraising software bude  integriran sa CRM  softwareom kako bi se podaci automatski prenijeli u tu bazu bez dodatnih napora.
• Prikupljati podatke o donatorima tijekom eventa. Ukoliko npr. izdajete ulaznice ili imate online registraciju za event tu također možete dobiti puno informacija o donatorima. Integrirajte ovaj software sa CRM kako bi ti podaci automatski bili pohranjeni i u vašoj bazi podataka.

e) Osigurajte i zaštitite podatke

Posebnu pažnju posvetite zaštiti privatnosti i sigurnosnim segmentima strategije upravljanja podacima.

Baza podataka sadrži povjerljive informacije i iznimno je bitno da ovi podaci budu zaštićeni kako im ne bi mogle pristupiti neovlaštene osobe. Da bi se zaštitili osobni (privatni) podaci potrebno je enkriptirati ih prilikom njihova pohranjivanja i kontrolirati pristup ovim podacima bilo da se radi o osobama unutar ili izvan organizacije.

Između ostaloga, alati za zaštitu i osiguranje podataka uključuju i lozinke koje sprečavaju neovlašteni pristup zaštićenim podacima, alate za enkripciju koji štite podatke i monitore koji uključuju npr. detekciju neovlaštenog upada u bazu podataka itd.

Neki jednostavni postupci kako bi se maksimalno osigurala zaštita i spriječio neovlašteni pristup povjerljivim podacima su:

• izbjegavajte dijeljenje lozinki;
• ne koristite iste lozinke kao i druge platforme;
• kreirajte poseban račun za svaku osobu koja pristupa i uređuje baze podataka;
• redovito mijenjajte lozinke;
• kada netko napusti udrugu deaktivirajte račun te osobe i potpuno onemogućite pristup bazama podataka sa tog računa;
• ukoliko imate tu opciju, omogućite proces autentifikacije u 2 koraka. Tako će postupak autentifikacije uključivati dodatni korak koji se sastoji u potvrdi koda dostavljenog na e—mail adresu ili mobilni tel.

f) Neka podaci budu transparentni

Jedan od načina za izgradnju povjerenja između donatora i udruge je transparentnost u prikupljanju i načinu korištenja podataka. U tom smislu, svakako na web stranicama udruge objavite Pravila za obradu i korištenje podataka.

Razmislite i o drugim načinima kako vašim donatorima možete na što jednostavniji način pružiti uvid u način kako prikupljate i koristite njihove podatke. Isto tako, pružanjem mogućnosti donatorima da sami uređuju vlastite podatke znatno ćete olakšati posao vašem timu u održavanju baze podataka. Nadalje, time omogućujete donatorima (i ovlašćujete ih) da preuzmu kontrolu svojim aktivnostima u odnosu na udrugu i definiraju ciljeve svoga sudjelovanja i suradnje sa udrugom.

g) Upoznajte sve članove osoblja sa protokolima upravljanja i zaštite baze podataka

Upoznajte osoblje sa procedurama i protokolima postupanja sa podacima. Pobrinite se da svaki član tima koji radi direktno sa bazama podataka uvijek slijedi isti set standarnih protokola unosa, upravljanja i zaštite podataka.

Potrebno je također upozoriti sve članove udruge (članove uprave, zaposlenike) kao i volontere da je zaštita i sigurnost podataka odgovornost svakoga od njih. Oni trebaju znati kako prepoznati povjerljive informacije i osigurati njihovu zaštitu prilikom pohranjivanja i pristupa ovim podacima.

h) Ne zaboravite na tzv. “higijenu podataka“

Kako bi se minimizirao rizik od gubljenja povjerljivih i „osjetljivih“ informacija udruge bi trebale prikupljati samo one osobne podatke koji su im nužno potrebni i izbrisati ih iz baze čim se više ne koriste.

„Higijena podataka“ označava provjeru i osiguravanje da se u bazi ne nalaze neaktivni donatori koji iz bilo kojeg razloga više ne surađuju sa udrugom a također uključuje  redovito ažuriranje i arhiviranje podataka.

Postupak uključuje npr. uklanjanje „duplikata“ profila, ažuriranje kontakt informacija (ispravljanje netočnih i uklanjanje zastarjelih e-mail adresa i drugih kontakt podataka), unos dodatnih informacija poput npr. rođendana donatora ili evidentiranje njihovog rada kao volontera, uklanjanje neaktivnih profila donatora koji se nisu angažirali u udruzi duže vrijeme.

Kako bi „očistili“ bazu podataka potrebno je utvrditi pogreške, ispraviti ih i spriječiti njihovo ponavljanje prilikom unosa podataka.

Snalaženje u bazi podataka olakšati će i segmentiranje. Radi se o grupiranju podataka u manje kategorije prema vrsti  npr. demografskim podacima (dob, spol), prethodnim načinima suradnje sa udrugom (npr. obliku donacija tj. kao ček, gotovina, online ili osobno itd.), učestalosti posjećivanja evenata udruge, preferiranom načinu komunikacije itd. To će svakako omogućiti personalizirani pristup svakom donatoru i klijentu.

i) Utvrdite prikladne metode prikupljanja podataka

Najbolji način prikupljanja podataka je, dakako, jednostavan upit kroz direktan razgovor ili online npr. popunjavanje online prijavnog obrasca prilikom registracije. U ovaj obrazac uključite sve informacije koje želite saznati od osobe npr.dob, preferirani način komunikacije, mogućnosti fundraisinga i druge. Nakon održanog eventa možete zatražiti od posjetitelja feedback u obliku ankete putem koje bi prikupili i dodatne podatke o posjetiteljima koje ste ranije možda izostavili ili zanemarili a potrebni su vam.

Možete kreirati sadržaje npr.tekstove, fotografije, video prezentacije i sl. a posjetitelji bi za pristup ovim sadržajima trebali pružiti pojedine informacije o sebi.

j) Definirajte procedure unosa podataka

Kada se novi podaci unose i o njima se izvještava na standardizirani način lakše ih je sortirati i filtrirati.Zato je iznimno važno definirati procedure unosa podataka.Time se i osigurava da svatko tko je upoznat sa sustavom razumije proces njihova uređivanja a ne samo osoba koja ih je inicijalno unijela u bazu.  Protokole definirajte odmah prilikom implementacije baze.

Pritom definirajte:

a) Koje informacije su obvezne, a koje opcionalne?

Npr.kontakt informacije su u svakom slučaju nužne za sve osobe u vašoj bazi dok podatak o primjerice, rođendanu osobe može biti opcionalan ovisno o tome kako planirate koristiti informaciju. Ukoliko planirate npr. slanje rođendanskih čestitki donatorima ova informacija postaje obvezna.

b) Koje informacije želite pretraživati?

c) Gdje i kako pohraniti podatke koji vam nisu odmah potrebni?

k) Analizirajte podatke i „pretvorite“ ih u konkretne i mjerljive aktivnosti

Radi se o korištenju „sirovih“ podataka u svrhu konkretnih akcija koje se mogu poduzeti za unapređenje i efikasnije poslovanje udruge.

Metoda koju pritom odaberete ovisit će o načinu kako planirate koristiti pojedine informacije.

Metode analize mogu biti:

• analiza načina kako su se podaci mijenjali kroz vrijeme (kao npr. trend analize koje pokazuju kako se iznos mjesečne članarine mijenjao u određenom vremenskom razdoblju);
• utvrđivanje razloga za pojedine događaje (npr. utvrđivanje razloga smanjenja broja članova u udruzi ili razloga povećanja broja donacija nakon lansiranja direktne e-mail kampanje);
• korištenje ranijih podataka u svrhu izrade budućih projekcija poslovanja udruge.

l)  Imenujte upravitelja baze podataka

Radi se o „glavnoj“ osobi za bazu podataka. Ova uloga nije nužno tehnička ali zahtijeva osnovno znanje o upravljanju bazama podataka.

Upravitelj baze podataka zadužen je za:

• upravljanje bazom i osiguravanje kvalitete podataka; 
• poučavanje i treniranje osoblja i/ili volontera;
• pomoć osoblju/volonterima prilikom korištenja baze podataka.

U manjim organizacijama to može biti osoba koja često radi sa bazom podataka (npr. član osoblja koji radi na fundraising projektima).

Upravitelj baze podataka surađuje sa timom kako bi se utvrdili protokoli u pristupanju bazi i korištenju podataka (koje informacije su osoblju potrebne iz baze, tko ima dopuštenje za pregled, unos i izmjenu podataka, tko je odgovoran za čuvanje i kreiranje kopija baze podataka i koliko često ih se izrađuje, kako bi osobe na različitim funkcijama unutar organizacije trebale pristupati i uređivati bazu ( npr. član odbora koji je i volonter).

Podaci su krvotok organizacije i trebaju u svakom trenutku biti dostupni za analizu. Moraju biti točni, ažurni, konzistentni, zaštićeni ali i dostupni osobama kojima su potrebni u radu. Upravljanje podacima je alat koji se može smatrati jednim od ključnih za uspjeh svake organizacije. Izrada detaljnog i sveobuhvatnog plana upravljanja podacima trebala bi stoga biti jedan od osnovnih zadataka svake udruge.

Bitno je upamtiti kako ovaj plan u prvom redu kreirate u svrhu boljih i kvalitetnijih odnosa sa donatorima (sadašnjim i budućim). Imajte svakako na umu i da nakon što su podaci obrađeni i pohranjeni posao nije gotov. Sada je potrebno redovito ih ažurirati i iskoristiti  na pravi način u svrhu što uspješnijeg poslovanja udruge. PS/SM

Davorka Lončar