Ono što zvuči kao dosadna dječja navika (mama, a zašto…?, da, ali zašto?...) zapravo je za odrasle itekako koristan alat. Kad god tražite uzroke nekog problema pitajte „zašto“ barem pet puta. Pomoću tih „zašto“ i odgovora na njih krećete se postupno unazad sve do samog korijena problema. A korijen problema je pravo mjesto na kojem probleme treba rješavati, zar ne? Rješavate li ih na površinskoj razini, oni će se ponavljati.

Na primjer, jutros sam opet izašla iz kuće bez ključeva. Zašto? Jer se nisam sjetila uzeti ih. Zašto? Zato što mi nisu bili na vidljivom mjestu. Zašto? Zato što nemaju svoje mjesto pa ih ostavljam kojekuda. Aha, znači, moram odrediti vidljivo mjesto blizu izlaznih vrata na koje ću uvijek odlagati ključeve kad uđem u kuću.

Ili drugi primjer, jutros ste skrivili prometnu nezgodu, udarili ste na semaforu automobil ispred sebe. Pitate se, „Zašto mi se to dogodilo?“ Očigledni razlog je „Zato što nisam na vrijeme zakočio.“ No, s analizom treba ići dalje.

Pitajte se, ali zašto? „Zato što nisam na vrijeme primijetio da je na semaforu crveno svjetlo.“ Dobro, ali zašto? „Zato što sam bio zamišljen i nedovoljno koncentriran na vožnju.“ Zašto? „Zato što sam razmišljao o tome što sve toga dana trebam napraviti. Jer si sinoć nisam napravio popis zadataka, kao što to inače radim, a nisam ga napravio jer smo do kasno u noć imali neke teške obiteljske razgovore …“

Ono što vrijedi u privatnom životu, vrijedi i u poslovnom

Na primjer, dogovorili ste se da ćete svaki ponedjeljak u 9 sati imati sastanak i raditi planove i dogovore za taj tjedan. Međutim, iz ponedjeljka u ponedjeljak ne uspijevate te sastanke održati onako kako je zamišljeno. Ponovno ste poslali e-mail svima, ponovili što je dogovoreno, možda malo i zaprijetili, no stvari se nisu popravile. Pitajte se, zašto ne održavamo produktivne sastanke u ponedjeljak ujutro? Mogući odgovori su, zato što uvijek nekoga nema, uvijek netko kasni, a i koncentracija onih koji se odazovu na sastanak je slaba. Ali zašto je to tako?

Ovdje stvari mogu krenuti u više smjerova. Možete zaključiti da je to zato što vas drugi ne shvaćaju ozbiljno, ne poštuju i ne uvažavaju vaše odredbe. Pa se onda možete pitati dalje, gdje je došlo do nesporazuma u komunikaciji, kojim ste to svojim postupcima doveli do takvog odnosa prema vama. Ili možda vaša pozicija unutar organizacije uopće nije odgovarajuća te vam ne daje automatski autoritet. Ako je to tako, kopajte još malo dublje, a zatim potražite rješenja.

Ima i drugih odgovora na pitanje zašto sastanci ponedjeljkom ujutro ne funkcioniraju. Možda zato što je onima koji imaju malu djecu ponedjeljak kao dan u tjednu posebno stresan. Nakon raspuštenog vikenda treba se vratiti u tjedni ritam spremanja i odlaska u vrtić, školu i zatim na posao.

Pa i onima koji nemaju malu djecu ponedjeljak je ipak stresan. Kad dođu u ured dočeka ih hrpa mailova i poruka koje su se nakupile još od petka i htjeli bi ih što prije početi rješavati. Možda sastanci ponedjeljkom ujutro ne funkcioniraju i zato što je priroda vašeg posla takva da u ponedjeljak ujutro odmah počnu telefonski pozivi na koje se mora reagirati pa se sastanak stalno prekida i nekoga se čeka da završi razgovor. Ili zato što nikad ne znate tko će u ponedjeljak ujutro uopće doći na posao, a koga je preko vikenda zahvatila neka viroza pa se sad javlja da je ostao doma. Ili zato što je u isto vrijeme sastanak drugog odjela u dvorani do vas koja je odijeljena samo tankom pregradom i više slušate što se tamo događa nego što se bavite svojim dnevnim redom.

Bilo kako bilo, jednom kad ste sagledali uzroke problema, možete tražiti rješenja. Na primjer, umjesto da ustrajete na sastancima u ponedjeljak ujutro, možete potražiti neki drugi termin. Možda je petak ujutro prikladniji, ili čak četvrtak u poslijepodnevnom dijelu radnog dana, kad se već vidi perspektiva sljedećeg tjedna, a još uvijek ima vremena za odraditi dogovore iz tekućeg.

Ako su problem zvukovi iz susjedne dvorane, potražit ćete drugu dvoranu ili drugi termin sastanka. Ako je problem vaš nedostatak autoriteta, poradit ćete na tome.

U analizi i traženju korijena problema može vam se dogoditi da glavni uzrok problema nađete na razini za koju nemate ovlaštenja. Možda je potrebno nabaviti neku novu skupu opremu za rad ili napraviti veće reorganizacijske zahvate koje netko drugi, a ne vi može odobriti.

Ili je jednostavno uzrok problema šef koji je takav kakav je i ne radi svoj posao onako kako je dogovoreno. U tom slučaju imate izbor, mijenjati šefa, mijenjati posao ili se prilagoditi, naći rješenje na razini na kojoj imate ovlaštenja i tako pokrpavati organizacijske nedostatke ondje gdje radite. Čak i kad je tako, ova analiza, ovo ustrajno propitivanje zašto ipak je važno, barem znate što je pravi uzrok problema i prihvatili ste posljedice svjesno umjesto da se osjećate kao žrtva okolnosti.

(ps/sm)