Kontinuirano djelovanje za dostizanje idealnog stanja je težnja da ne budemo prosječni.

Definicija idealnog sastanka

Idealan sastanak je onaj koji zadovoljava minimalan broj definiranih ključnih elemenata/kriterija.

MUI SASTANCI (upravljanje sastancima primjenom Modela univerzalne izvrsnosti – MUI) definiraju dvanaest (12) elemenata/kriterija koji određuju je li sastanak idealan ili ne.
Ako i jedan element nije zadovoljen - sastanak nije idealan.

Evo dvanaest (12) elemenata/kriterija koje mora zadovoljiti idealan sastanak: 
  1. Postavljeni su mjerljivi ciljevi sastanka koji su postignuti.
      Ključne riječi: mjerljivi ciljevi sastanka

  2. Postoje pisana pravila ponašanja na sastancima koja su se poštivala.
      Ključne riječi: pisana pravila ponašanja

  3. Sudionici sastanka imaju potrebne kompetencije za sudjelovanje/vođenje sastanka.
      Ključne riječi: potrebne kompetencije sudionika

  4. Pisani materijal su cjeloviti i dostavljeni na vrijeme.
      Ključne riječi: pisani materijali

  5. Dnevni red je cjelovito definiran.
      Ključne riječi: dnevni red

  6. Nije bilo skretanja s planiranih tema sastanka.
      Ključne riječi: skretanje s tema

  7. Nije bilo iskazivanja neslaganja bez argumenata (negatorstvo).
      Ključne riječi: iskazivanje neslaganja bez argumenata

  8. Trajanje sastanka je bilo u okviru planiranog vremena.
      Ključne riječi: trajanje sastanka

  9. Sve odluka donesene na sastanku su cjelovito definirane.
      Ključne riječi: cjelovito definirane odluke

10. Zapisnik je dostavljen prema proceduri.
      Ključne riječi: dostava zapisnika

11. Kontrolom provedbe je utvrđen kraj sastanka - sve odluke su provedene bez negativnih stanja.
      Ključne riječi: kraj sastanka

12. Na sastanku se raspravljalo o unapređenjima sastanaka.
      Ključne riječi: unapređenja sastanaka

Utvrđivanje statusa idealnog sastanka se provodi u tabličnom alatu "UTVRĐIVANJE IDELANOG SASTANKA PREDLOŽAK" koji je prikazan u nastavku.
 

Zašto je uvedena opcija utvrđivanja idealnog sastanka?

Utvrđivanjem idealnog sastanka dolazimo dokumentirano do saznanja što je učinjeno dobro i/ili loše na sastanku i rezultati nas obavezuju da djelujemo:

1. Kada se sastanak idealan možemo s pravom biti zadovoljni jer to znači kako će i rezultati djelovanja biti izvrsni.
2. Kada sastanak nije idealan jer ima jedno ili više negativno stanje, obvezni smo:
2.1. ukloniti utvrđena negativna stanja,
2.2. djelovati kako bi se uočeno negativno stanje izbjeglo na sljedećim sastancima i onemogućilo ih da budu idealni.

Što onemogućava idealan sastanak?

Improvizacija je jedini razlog zašto sastanci nisu idealni.
Improvizacija se ovdje u suštini manifestira kao otpori promjenama s ciljem zadržavanja postojeće "zone ugode" bez obzira na (negativne) posljedice.
Jednostavno rečeno: Sastancima ne upravljamo na najbolji mogući način - pomoću modela djelovanja koji daje unaprijed definirane načine ponašanja i time isključuje svaku improvizaciju.

Napomena

Nema niti jedan objektivan razlog da sastanak ne bude idealan ako postupamo na MUI način - u potpunosti isključimo improvizaciju u problematici sastanaka.

Crtice

- Idealan sastanak je moguće realizirati.
- Ako sastanak nije idealan to znači da stvara negativna stanja.
- Postizanje idealnog sastanka je proces, a ne iznenadni "bljesak" kako bi sastanak bio idealan.
- Cilj djelovanja na sastancima je postizati kontinuirane idealne sastanke.
- Idealni sastanci su „tvornice“ za kontinuirano povećanje učinkovitosti i produktivnosti.

PRAKTIKUM

1. Za svaki sastanak utvrdite je li bio idealan pomoću tabličnog alata "UTVRĐIVANJE IDEALNOG SASTANKA PREDLOŽAK".
Tablični alat "UTVRĐIVANJE IDEALNOG SASTANKA PREDLOŽAK" možete preuzeti s Interneta na linku (klik).
http://www.portalalfa.com/index.php/component/jdownloads/download/14-utv...
Da bi sastanak zadovoljio kriterij idealnog sastanka mora imati sve "DA" odgovore.

2. Za one elemente idealnog sastanka koji imaju "NE" odgovore (utvrđena su negativna stanja), donijeti mjere za njihovo uklanjanje.
Mjera za uklanjanje negativnog stanja mora obavezno imati rok do kada se mora ukloniti utvrđeno negativno stanje

Za podsjećanje!
Na sastancima su moguća samo pet (5) negativnih stanja:
1. Kašnjenja,
2. Nekvalitetno,
3. Nedovoljno,
4. Nezadovoljstva,
5. Neodgovarajuće trošenje resursa (prekomjerno i premalo).

Važno!

Sve ono što se ne mjeri, neće se dogoditi.

Zaključak

Ako sastanci nisu idealni, to znači kako ćete trebati pokrenuti promjene koje će vaše sljedeće sastanke dovesti do razine idealnog sastanka.
Stvaranje idealnih sastanaka je proces koji se postiže kontinuiranom kontrolom i potrebnim intervencijama za uklanjanje utvrđenih negativnih stanja.
Imati idealne sastanke je svrha, a ne forma djelovanja.
Mjerenje kvalitete sastanka kroz definirane elemente/kriterije je jedan od osnovnih preduvjeta da se učinkoviti sastanci i dogode.

----

Ovaj sadržaj je dio knjige „MUI SASTANCI – KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“.
Knjiga će do kraja lipnja 2019. godine biti dostupna korisnicima.
Knjiga će u potpunosti biti BESPLATNA za preuzimanje s Interneta.

Autor teksta:
Milan Grković
alfa@portalalfa.com
385 99 280 4210
www.portalalfa.com