S početkom ove godine nismo mogli niti zamisliti što nas čeka u njenih prvih 6 mjeseci. Korona virus je prouzročio paniku diljem svijeta, nove žrtve svaki dan – bilo da se radi o ljudima ili gospodarstvu. Mnoge djelatnosti su zahvaćene, pa tako i MICE sektor koji za sobom povlači zaista brojne posljedice.

Od utjecaja na poslovanje hotela i kongresnih centara, pa do utjecaja na angažman fotografa, dekoratera, cvjećara, glazbenih sastava i mnogih drugih. Posljednji udarac je svakako bila i zabrana okupljanja za više od 100 ljudi koja je već donijela štetu, a pitanje je do kad će biti na snazi i koliki udarac će ostaviti na gospodarstvo, na sve nas agencije ali i sve povezane djelatnosti.

No, stvarno nema potrebe da se negativan utjecaj toliko osjeti na ovoj industriji, te svakako postoje načini kako održati evente, bez obzira na trenutno stanje. Realna situacija je svakako da za što većeg klijenta organizirate event, on će imati više ljudi. Ne uvijek, ali je najčešće tako. Zašto ipak ne održati one manje evente? Nema razloga uz ideje koju donosimo u nastavku.

Također, trenutna situacija je takva da ljudi sigurno neće htjeti putovati. Prilagodite svoj event tome i napravite ga u gradu od kud je većina sudionika. Možda na toj lokaciji virus niti nije još otkriven pa zašto spriječiti sve evente da se održe?

Otkazati ili ne otkazati?

Ako se nalazite u području velikog broja zaraženih korona virusom, svakako otkazati. Nakon toga sjesti s klijentom i vidjeti koja je najbolja alternativa. Možda je bolja alternativa ponekad otkazivanje u potpunosti umjesto održavanja sa stavom „što bude, bit će“. Zašto je to tako? Otkazivanje umjesto odgađanja predstavlja financijski udar na budžet klijenta, ali može prouzročiti svakako više štete ukoliko netko tko je došao na event kasnije ustanovi da je bolestan. Tu će nastati PR noćna mora koja će svakako koštati još i više.

Ukoliko odlučite ipak održati svoj event, proučite budžet s klijentom i provjerite ima li mjesta za sigurnosne mjere. Provjerite s lokalnim liječničkim timom što možete implementirati na eventu kako bi se ljudi što više zaštitili. U svakom slučaju, potrebno je napraviti i krizni plan kako ćete znati točno kako postupiti ukoliko netko od gostiju ima simptome a ipak je odlučio doći i sudjelovati na eventu.

Ono što možete učiniti na svim svojim eventima je pripremiti mali goodie bag koji će sadržavati stvari koje će zaštititi sudionike. Ovisno o tipu eventa, neke stvari koje možete staviti u njih su sljedeće: sredstvo za dezinfekciju ruku, vlažne maramice, papirnate maramice, maske za lice i sl.

Sve te stvari se možda na prvu čine jako dosadne, ali s njima se uvijek možete poigrati i personalizirati ih ili brendirati tako da postanu dio vašeg eventa. Čak i male znakove upozorenja koji navode goste da održavaju ruke čistima, ne diraju lice ili nešto treće možete učiniti sastavnim dijelom dekoracije na eventu.

Tu vam i lokacija koju odaberete kao mjesto svog eventa svakako može pomoći. Dobar sustav ventilacije, velika površina za manje ljudi koja sprječava gužve i veliku količinu ljudi na jednom mjestu, pa sve do načina na koji se poslužuje hrana – ne koristite opcije gdje ljudi dijele hranu, neka im se servira njihov tanjur. Svaka ideja, bez obzira koliko mala bila – pomaže! Pokrenite kreativnost i inovativnost, nemojte podleći općoj histeriji i kaosu i izvucite iz ove situacije najbolje za sebe i svoj posao!

Maja Bosanac

EEE Event Manager, Eventful