Iako nam se čini da je do ljeta još daleko, proljeće je pravo vrijeme kad treba započeti s planiranjem godišnjeg odmora.

Neka poduzeća to rade zbog zakonskih obaveza, a druga jer su dobro organizirana. Uobičajeno je da članovi tima dostave podatke o izabranom terminu godišnjeg odmora, koji voditelj odobri svojim potpisom. Voditelji provjeravaju eventualno preklapanje termina koje su izabrali članovi tima, kao i njihovu usklađenost s poslovnim planovima, te se vesele što su još jednu važnu obavezu skinuli s liste svojih zadataka.
Prema nekim istraživanjima, u SAD-u (znam da je situacija kod nas različita, ali ne toliko da takva istraživanja zanemarimo), manje od 10% radnika se na odmoru uspije potpuno opustiti, odnosno gotovo dvije trećine cijelo vrijeme ostane potpuno usmjereno na posao. Više od 40% kontaktira poduzeće barem jednom dnevno, a više od 6% i nekoliko puta dnevno za vrijeme odmora. I, što je najgore, više od 27% radnika na odmoru osjeća veći stres nego na poslu, naročito pred kraj odmora, jer znaju da im se čitavo vrijeme odmora gomilao posao koji će ih dočekati po povratku. Stres se također povećava neposredno prije odlaska na odmor, jer se od radnika traži da što više posla završe prije nego otputuju.
Ako se prepoznajete u ovim brojkama, sigurno znate koliko bi vam značilo da se s odmora na posao vratite opušteni i odmorni, odnosno da se u takvom pozitivnom stanju vrate vaši radnici. Stoga je jako važno da vi kao voditelj organizirate nesmetano odvijanje posla s radnicima koji su u uredu te tako omogućite miran odmor onima koji ga trenutno koriste. Zato bi bilo dobro da ove godine proces odobravanje godišnjih odmora iskoristite i za širenje znanja, podizanje samopouzdanja i dodatno učvršćivanje pripadnosti timu.
Što to znači i kako ćete to učiniti? Prije svega, to znači odmak od razmišljanja po kojem će posao, koji inače obavlja trenutačno odsutan radnik, biti na ledu dok se on ne vrati. To je pristup poslu tijekom kojeg se na elektroničku poštu koju radnik dobiva, ne odgovara (Čemu? Ionako su svi dobili obavijest da je na godišnjem!), a telefonske pozive jednostavno rješavamo na sličan način – obavještavamo pozivatelja da je kolega na godišnjem i da ne možete pomoći. Od voditelja ovisi uspjeh ne samo tima već i čitavog poduzeća i zato on treba biti usmjeren da njegov tim obavlja jednaku, ili neznatno smanjenu količinu posla, kao i kad radi u punom sastavu. Stoga, dobro proučite opise posla svakog od vaših radnika (nadam se da ih imate!) i svakako ih ažurirajte ukoliko je to potrebno. To će vama, a i radniku, omogućiti da definirate kritične dijelove posla, koji moraju biti pokriveni tijekom njegovog odsustva.
Zatim razmislite koje ćete od tih kritičnih dijelova dodijeliti kojem radniku. Pritom izbjegavajte dodijeliti sve zadatke jednom radniku, jer ćete ga previše opteretiti, pa će i njegov svakodnevni posao biti pod opterećenjem. To će povećati mogućnost pogreške koja se može dogoditi prilikom obavljanja posla. Usto, podjelom posla na nekoliko radnika omogućavate bolje upoznavanje procesa unutar tima kod njih, a time i stvaranje šire slike. Šira slika je, pak, nužna za shvaćanje smisla svakog našeg zadatka i njegove važnosti u širem kontekstu. Shvaćajući važnost svog rada, radnici će zdušnije, a time i kvalitetnije, obavljati svoj zadatak. Isto je tako nužno da za zadatak koji mu je dodijeljen, radnik bude treniran od strane radnika koji odlazi na odmor. Ako radnici nisu upoznati sa zadatkom i nisu ga sami napravili nekoliko puta uz nadzor iskusnije kolegice ili kolege, ne možete očekivati da će ga znati napraviti kad ostanu sami!
Preostalo vam je još da obavijestite sve koji surađuju s vašim timom o promjenama koje vrijede dok je dotična osoba na odmoru. Izmijenite automatske poruke e-pošte, preusmjerite telefonske linije i budite na raspolaganju članovima tima koji su još na poslu, a trebaju pomoć u rješavanju različitih situacija. Svakako inzistirajte na tome da se radnici koji su na odmoru zovu samo kad vi ili čitav tim, sami ne možete riješiti problem. Zabilježite takve situacije, kako biste ih sljedeći put mogli lakše riješiti, što će dodatno omogućiti da se više posvetite – odmoru!
Važno je da članovi vašeg tima znaju da od njih očekujete punu posvećenost poslu dok su na poslu i da ćete im, zauzvrat, omogućiti potpuni mir dok su na odmoru. Uz ovakvu pripremu i vi i vaši suradnici mogu pokriti svakog člana tima (pa i vas!) dok je na odmoru. Time ćete dobiti zadovoljnije radnike, koji će odmor provesti opuštajući se i radeći ono što vole, a po povratku na posao biti odmorni i usmjereni na zadatke koji dolaze. Kako se vi pripremate za godišnji odmor? Imate li slične pripreme i u vašem timu?... (PS/SŠ)

Izvor: http://www.igorpureta.com/ 

Poslovni savjetnik pratite putem Facebook/LinkedIn/Twitter