Postavljanje ciljeva je odrednica što trebamo postići u definiranom vremenu uz optimalnu uporabu resursa. Ciljevi se neće postići sami od sebe, oni će se dogoditi samo uz odgovarajuće (optimalne) potrebne aktivnosti (djelovanje).

Postavljanje ciljeva je dio procesa uvođenja promjena. Ciljevi se postavljaju na osnovu utvrđenog stanja (modificirana SWOT analiza). Poslije postavljanja ciljeva slijede: Izbor strategije, traženje rješenja i postizanje ciljeva (kontrola provedbe potrebnih aktivnosti). U vezi postavljanja ciljeva imamo imao „samo“ dvije (2) mogućnosti: Hoćemo li improvizirati ili ćemo ciljeve postaviti na modeliran (cjelovit) način?

Uvijek imajmo na umu daleko najvažniju stvar u našem djelovanju: Improvizacija će uvijek dati rezultate koji su daleko manji od naših potencijala, želja i potreba. Zato je kod postavljanja ciljeva nužno (preduvjet) isključiti bilo kakvu improvizaciju.

Alat SMART

Za postavljanje ciljeva koristimo alat SMART. Alat SMART u potpunosti isključuje svaku improvizaciju kada se ciljevi postave na način kako to slijedi u nastavku.

SMART je tehnika postavljanja ciljeva i služi za definiranje elemenata ciljeva i procjenu jesmo li u planiranom vremenu postigli postavljeni cilj.

SMART su početna slova engleskih riječi sastavnica alata SMART.

Cilj mora biti:

1. Specifičan (Specific) - Što želimo da se dogodi?

Precizno i nedvosmisleno definirati cilj. Čitajući napisani cilj svima mora biti jasno što je to. Postaviti sljedeća pitanja: Što?, Zašto?, Kako?

2. Mjerljiv (Measurable) – Cilj mora biti iskazan kvantitativno

i kvalitativno. Utvrditi koji se elementi mjere. Utvrditi kako se mjere? Kvantitativni i kvalitativni elementi postavljanja ciljeva su ključni pokazatelji izvedbe (KPI) i koriste se kao elementi provjere jesmo li na pravom putu postizanja cilja (kontrola provedbe). Na osnovu ove precizno definirane sastavnice alata moći ćemo

utvrditi je li i kada je postignut postavljeni cilj.

3. Izvediv (Attainable) - Jesu li dostupni svi potrebni resursi

(materijalni, financijski, ljudski, vrijeme, znanje i sastanci) - Mogu li se savladati otpori promjenama sudionika i vanjskih čimbenika)? Svako postavljanje ciljeva je pokretanje promjena koje iz različitih razloga izaziva otpore promjenama. Ako se otpori promjenama ne uklone, ciljevi se neće postići.

- Je li definiran sustav kontrole provedbe potrebnih aktivnosti. Ako nema kontrole, postavljeni ciljevi se neće postići. Od trenutka pokretanja prve aktivnosti pa do zadnje potrebne aktivnosti nužno je kontrolirati provedbu bez pojave negativnih stanja kako bi se postavljeni ciljevi u potpunosti postigli (metrika).

- Može li se to dogoditi u realnosti? U praksi, ova sastavnica postavljanja ciljeva se jako brzo „pređe“ i često ne odradi do kraja analitički što onda neminovno dovodi do problema oko realizacije postavljenih ciljeva. Što se tiče resursa za postizanje ciljeva pokazuje se kako nije uvjet imati tvrde resurse (materijalni, financije i ljudski resursi), ključno za izvedivost postavljenih ciljeva je kako strukturiramo i koristimo meke resurse (vrijeme, znanje i sastanci). Sofisticirano korištenje mekih resursa je jedan od temeljnih uvjeta za izvedivost postavljenih ciljeva. Ciljevi se neće postići ako postoje otpori promjenama koji se racionalno ne mogu ukloniti jer smo neodlučni mijenjati druge ili je naša zona ugode toliko snažna i nismo biti motivirani za postizanje ciljeva. Sva praktična iskustva pokazuje kako je najčešća greška u postavljanju ciljeva izbjegavanje/izostanak definiranja sustava kontrole provedbe potrebnih aktivnosti i s time povezane odgovornosti za nečinjenja. To zvuči otprilike ovako: Želimo i možemo postići velike stvari, ali ako netko ne radi ono što bi trebalo – nije važno. Naravno, to je naivan i neodgovoran način razmišljanja jer USPJEH to ne prihvaća.

4. Realan (Realistic) - Mogu li i ja (mi, oni) to postići? Ne postaviti previsoke ciljeve (nerealno postavljeni ciljevi nisu ostvarivi). Ne postaviti preniske ciljeve (podcjenjivanje mogućnosti).

5. Pravovremen (Timely) - Mora biti točno iskazan vremenski rok za postizanje cilja (početak i završetak aktivnosti). Svaka potrebna aktivnost za postizanje ciljeva mora biti vremenski determinirana sa sljedećim elementima: Početak aktivnosti, trajanje aktivnosti, završetak aktivnosti i učestalost (čini li se u više navrata ili kontinuirano). (A.Č/PS)

Autor teksta: Milan Grković

Izvor: Poslovni savjetnik br. 137

Ostatak teksta pročitajte klikom na PDF ikonu: