Pokušajte zamisliti situaciju kada se više nikada ne bi trebali baviti papirima, da nikada više nijedna vrsta papira ili dokumenta ne opterećuje prostor u kojem radite ili živite. To bi značilo život bez knjiga  papirnatom obliku, časopisa, računa, marketinškog materijala i dr.

Istraživanja pokazuju da većina ispitanika ipak želi neke knjige, dokumente i poštu imati u papirnatom obliku, da želi čitati knjigu u “klasičnom” papirnatom izdanju, da ugovor koji potpisuje želi prelistati i pročitati s papira a ne isključivo s ekrana računala.

To naravno ne znači da itko želi da se razvija ovakva količina bespotrebno produciranih papira u uredima, kao i u kućanstvima (što je sada česti slučaj) ali istraživanja pokazuju da društvo u kojoj papiri neće imati dominatnu ulogu i “da se bez njih može” (eng. Paperless society) još za dugo vremena neće biti stvarnost.

Unatoč tome, tvrtke svih profila i djelatnosti, kao i prosječan potrošač teži smanjenju količine papira u opticaju i to s vrlo dobrim razlogom, a to je da je ono postalo preskupo. S poslovnog stajališta za slanje računa, marketinških materijala i ostalih vrsta poslovnih dokumenata tvrtka potroši između 1 – 3% ukupnih planiranih troškova (podatak predstavlja procjenu troškova nezavisnih istraživačkih tvrtki). Možda se ovako mali postotak ne čini tako značajnim, ali u tvrtkama čiji se troškovi mjere u milijuna EUR, onda i ovakav postotak predstavlja veliki trošak.

Što je upravljanje ispisom?

Upravljanje ispisom možemo definirati kao pregled, upravljanje uređajima za ispis elektroničkih dokumenata, kopiranje, kao i mogućnost kontrole troškova tvrtke. U današnjem suvremenom poslovnom okruženju upravljačke strukture tvrtki imaju pred sobom nužnost ostvarivanja profita kako povećanjem prihoda tako i smanjenjem troškova kao glavnim čimbenicima postizanja zadanih ciljeva. Zadatak svakog managera je pronaći prostor za uštede u poslovanju tvrtke i maksimalno ih iskoristiti. Jedna od mogućih ušteda u poslovanju je upravo upravljanje ispisom. Troškovi koji su povezani sa ispisom mogu se podijeliti na direktne (mjerljive) i indirektne (nemjerljive).

U prvu skupinu ulaze troškovi održavanja uređaja i potrošni materijal, a u indirektne ulaze teže mjerljivi troškovi kao npr. troškovi vremena kada uređaju nisu raspoloživi, izmjena potrošnog materijala točno u trenutku kada je to potrebno, te kao najvažniji direktan utjecaj na produktivnost zaposlenika. PS/SM

Autor teksta: Sandra Nikolaš

Ostatak teksta pročitajte klikom na PDF ikonu