Kao što smo u prošlom broju već naveli, svaki sastanak ima tri faze: Pripremu, tijek sastanka i aktivnosti poslije sastanka. Tijek sastanka (2. faza) vremenski najkraće traje i ona je odrednica djelovanja poslije sastanka kada se provode donesene odluke.

1. OTVARANJE – POČETAK
1. Na početku sastanka zahvalite sudionicima na dolasku i na njihovom vremenu.
2. Počnite sastanak s dobrodošlicom, objasnite način rada, predstavite goste i druge osobe koje će imati posebnu ulogu na sastanku (informiranje, prezentacija, izvješće i dr.).
3. Sastanak uvijek treba početi s misijom grupe. Također jasno utvrdite svrhu i očekivane ciljeve sastanka. Na taj način sastanak će se odvijati dogovorenim smjerom, a u korist razvoja grupe.

2. KVORUM
1. Počnite na vrijeme. Počnite u trenutku kada imate kvorum.
2. Ako na sastancima češće ima problema s osiguranjem kvoruma, to je očit indikator da grupa, a vjerojatno i organizacija ima organizacijskih problema. Zastati, analizirati i djelovati.
3. Stanje kada imamo problem s kvorumom je dokaz kako grupa ne djeluje učinkovito. Nemojte samo konstatirati probleme s kvorumom – pronađite optimalno rješenje za uklanjanje problema.

3. DNEVNI RED
1. Voditelj sastanka je obvezan izreći sve zaprimljene primjedbe na zapisnik s prošlog sastanka.
2. Nemojte ishitreno stavljati nove točke na dnevni red ako će to stvoriti probleme jer sudionici sastanka nisu spremni na valjanu raspravu i donošenje dobrih odluka.
3. Neka točke dnevnog reda imaju u opisu dodatne sadržaje: ciljevi, izvjestitelj, pozivanje na dokumente, pozivanje za prijašnje odluke koje su vezane uz točku dnevnog reda…
4. Vodite račun da u dnevnom redu bude problematika koja je trenutačno najvažnija za grupu. Bilo bi logično da je to rješavanje trenutačno najvećeg problema.

4. TRAJANJE
1. Na početku sastanka točno definirajte trajanje sastanka i odluku poštujte u cijelosti.
2. Nemojte da sastanci budu duži od 2 sata.
3. Svakoj točki dnevnog reda dodijelite dovoljno vremena koje je primjereno važnosti i složenosti problematike.

Autor teksta: Milan Grković

Izvor: Poslovni savjetnik br. 131

Ostatak teksta možete vidjeli klikom na PDF ikone