Kao što smo u prošlom broju već naveli, svaki sastanak ima tri faze: Pripremu, tijek sastanka i aktivnosti poslije sastanka. Tijek sastanka (2. faza) vremenski najkraće traje i ona je odrednica djelovanja poslije sastanka kada se provode donesene odluke.

Paradoks sastanaka je stanje kada su sastanci kontinuirano neučinkoviti, dugi i česti, svima je to jasno, a ništa se ne čini da se takvo negativno stanje promijeni.

Sagledajmo Paradoks sastanaka kroz četiri elementa:

Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za postizanje željenih ciljeva. Sastanci su jedino mjesto/način za donošenje odluka. A bez odluka nema daljnjeg razvoja.

Definicija

PROCEDURA je definirani slijed potrebnih aktivnosti za postizanje željenih ciljeva na optimalan način u području važenja (primjene) procedure.
Optimalan način postizanja ciljeva znači najmanji mogući utrošak resursa.

MUI sastanci su disruptivni model upravljanja sastancima koji omogućava značajno kontinuirano i sustavno povećanje učinkovitosti i produktivnosti u bilo kojem obliku zajedništva (grupe, organizacije i zajednice).

Sastanci su jedinstveni barem po dva elementa: Jedino su mjesto za donošenje odluka i najveći kradljivci vremena kada ih učinimo neučinkovitima.

Za neke sastanke nećete imati interes, ali slijedom događanja ili zbog vaše pozicije morate na njima sudjelovati:

Za sve gore navedeno, a i za mnoga druga stanja koja nas muče u vezi vremena postoje "krivci" - to su kradljivci vremena.
Kradljivci vremena su sve aktivnosti koje kontinuirano i sustavno troše naše vrijeme, a ne dovode nas do željenih ciljeva.

Zaokupljeni "važnim” putovanjima i sastancima mnogi rukovoditelji zaboravljaju da bi trebali odvojiti vrijeme za razgovor sa svojim zaposlenicima.

Event management, odnosno upravljanje događanjima je brzorastuća industrija koja se bavi organiziranjem priredbi, od jednostavnijih poput poslovnog sastanka uz doručak, do iznimno zahtjevnih poput Olimpijskih igara.