Vještina pisanog izražavanja je vrijedan alat i komparativna prednost. Ona predstavlja i značajan dio poslovnog imidža osobe i tvrtke. Korektno pisano izražavanje odražava osobnu i organizacijsku kulturu, obrazovanje, uljuđenost, organiziranost i kreativnost.

U eri masovnog komuniciranja vještina jasnog pisanog izražavanja je (i dalje) presudno važna za poslovni uspjeh. Poslovna se komunikacija, naime, temelji na pisanim formama zbog njihova trajnog karaktera čime se sprečavaju mogući nesporazumi.

Pisano izražavanje bi trebalo biti formalno. Zbog toga u poslovnoj korespodenciji treba izbjegavati napetost i neobjektivnost, a preporuča se oprez s tonom napisanog jer ne znamo u kakvom će se kontektu i situaciji čitati naša poruka. Zbog otvorenosti za slobodne interpretacije, pisano se komuniciranje, može smatrati "opasanim" oblikom komunikacije. da bi se izbjegli mogući nesporazumi, poslovna bi korespodencija trebala biti u dobroj mjeri ukusa i znanja, tj. bez precjenjivanja ili podcjenjivanja drugih.

Poslovna korespodencija je dio slike tvrtke. Uz to što prenosi poslovne poruke, ona predstavlja osobu i tvrtku, stvara i razvija poslovne odnose i - svakako odnose s javnošću. Pisana je komunikacija u brojnim slučajevima prvi dojam o tvrtki, njenim proizvodima/uslugama, djelatnicima. Sve prisutnija forma pisane komunikacije - elektronska pošta, zbog brzine i grešaka koje u njoj nastaju, nerjetko ugrožava imidž tvrtke i kroz prvi dojam o njoj.

Zahtjevi dobrog poslovnog pisanja koji se odražavaju i na pravi, tj. željeni imidž su: jasan i sažet stil, poznavanje gramatike i strukture, te prilagodba jezika čitatelju....Tu je još i pozitivnost tona i argumentacija, tj. potkrepljivanje napisanih riječi vrijednim činjenicama - statistikama, primjerima i slično. U poslovnoj korespodenciji primjenjujemo vještine pisane komunikacije na svakodnevni posao komuniciranja - pisanim prezentacijama, mailovima, izvješćima, pismima...

S obzirom da je današnje vrijeme - vrijeme dominacije vizualnih medija i u poslovnoj korespodencijji su sve izraženiji vizualni zahtjevi.

Važna je i organizacija teksta, pri čemu treba poštovati zahtjev protočnosti i logične povezanosti pojedinih dijelova teksta. Tekst bi trebao biti "pitak" i čitak, a to se najlakše provjerava glasnim čitanjem. Ako zapinjemo pri čitanju - očito je riječ o predugim rečenicama i/ili neodgovarajućim preteškim riječima. Pri izboru riječi trebalo bi koristiti one pozitivne, jasne jednostavne, nedvosmislene i opće poznate. Iz poštovanja prema vlastitoj kulturi prednost imaju domaći izrazi.

Uz to je dobro izbjegavati: fraze, poštapalice, riječi koje umjetno pobuđuju interes, riječi iz tehničkog ili nekog drugog stručnog žargona, suviše objašnjavanja, isprika. Odabir riječi prilagođava se čitatelju njegovom (pred)znanju o predmetu, stručnosti. Važan je i stil pisanja koji ne smije uznemiriti čitatelja.

Za opći dobar dojam u poslovnoj je korespodenciji zaslužan i izbog tona pisanja. On može biti formalniji ili manje formalan. Uz pozitivnost, opće zlatno pravilo vezano uz ton je - ne nametati u pisanim formama drugima ono što sami kao čitatelj ne bismo prihvatili. PS/SŠ