U poslovnom svijetu komunikacija je alat koji stavlja u pogon sve materijalne resurse.

Svi stručnjaci se slažu oko jedne činjenice -  dobar komunikator može svoj posao ili karijeru uzdići u nebesa, dok s druge strane svako materijalno dobro, u slučaju da se dobro ne iskomunicira, može biti nedovoljno primijećeno.

Komunikacija je u 21. stoljeću postala još važniji segment poslovanja koji se odvija jako brzo iz više razloga. Jedan od njih je konkurentnost, a drugi, također vrlo važan - osviještenost poslovnog čovjeka. Naime, čovjek 21. stoljeća svjestan je svojih vrijednosti i uvjerenja te na osnovi tih informacija u poslovnoj komunikaciji jako brzo može doći do zaključka da li je njegov sugovornik u skladu s njegovim vrijednostima, da li odgovara njegovoj viziji i misiji te da li će se u skladu s tim dobro uklopiti u njegovu poslovnu priču. Zato je poslovna komunikacija danas brza i spontana i ne ostavlja mnogo vremena niti prostora za greške.

Učinkovita poslovna komunikacija počinje onda kada se uspostavi  povjerenje između sugovornika. Pružiti povjerenje sugovorniku znači imati stav i dosljednost. Ako ljudi vjeruju nama, vjerovat će i našim riječima.

Najveći izazov u poslovnoj komunikaciji je upravo nepovjerenje u sebe. Kada u komunikaciju ulazimo nesigurni u svoje stavove, vrijednosti, sposobnosti ali i identitet,  mi zapravo stvaramo nepovjerenje kod svog sugovornika.

Poslovna komunikacija ovisi dakle o tome koliko povjerenja imamo u sebe onda kada ulazimo u komunikaciju i iz kojih spoznaja o sebi djelujemo.

Naime, svaka komunikacija pa tako i poslovna, u daleko većoj mjeri se odvija na neverbalnoj razini. Sadržaji u jednoj komunikaciji se prenose u tek 7% cjelokupne poslovne komunikacije.

Ono što definira poslovnu komunikacijiu kao uspješnu ili neuspješnu zapravo su emocije koje izazivamo kod svog sugovornika dok komuniciramo verbalno i neverbalno.

U slučaju da se sugovornik u toj komunikaciji osjeća dobro, tada će i sadržaji koje želimo prenijeti doći do izražaja. No, postoji li u jednoj komunikaciji bilo kakvih negativnih osjećaja s naše ali i sugovornikove strane, bez obzira na to koji su uzroci tih osjećaja, komunikacija neće dobiti etiketu dobre ili kvalitetne. Zato je važno osvijestiti utjecaj emocija za uspjeh u komunikaciji, kao i razumjeti svoj unutarnji sustav koji kontrolira neverbalno ponašanje.

Proces komunikacija

Kada se u poslovnoj komunikaciji konfrontiramo sa svojim sugovornikom ili grupom ljudi pred kojom govorimo, najvažniji proces koji kontrolira tu komunikaciju odvija se na razini emocija.

Dok komuniciraju, ljudi bezuvjetno vrše utjecaj jedni na druge odmah nakon što uđu u komunikaciju, odnosno odmah nakon što se konfrontiraju. Međusobni utjecaj u komunikaciji odvija se putem tzv procesa zrcaljenja. Kada uđemo u proces komunikacije, mi se u drugoj osobi zapravo ogledamo te mislima, koje se tom prilikom kod oba sugovornika odvijaju na nesvjesnoj razini, utječemo jedni na druge. Istovremeno izgovaramo sadržaj koji je predmet komunikacije i na nesvjesnoj razini generiramo druge misli.  Te misli su obično zaključci o nama, ovoj situaciji u kojoj se nalazimo i svim drugim važnim činjenicama koje obje osobe primjećuju dok su u interakciji. Misli se automatski prenose putem emocija, tako da emocije određuju našu vibraciju u komunikaciji i definiraju naš neverbalni stav.

Tako neverbalno komuniciramo  i daleko dosljednije prenosimo poruke koje često nisu u direktnoj vezi sa sadržajima koje izgovaramo, jer se tijekom komunikacije kod nas odvijaju dva procesa komunikacije – verbalni i neverbalni.

Pošto neverbalni, odnosno nesvjesni segment ima daleko veću snagu od onog verbalnog, razlog neuspjele komunikacije su sporedne misli koje se na nesvjesnom planu događaju istovremeno dok vodimo proces komunikacije na verbalnoj razini.

Zato je važno uskladiti svoje djelovanje sa svojim mislima. To bi u praksi značilo upotrijebiti emocionalnu inteligenciju koju svaki čovjek ima u iznimno velikim količinama te usklađivati svoje djelovanje na način da osigura resursno stanje kod sebe i kod druge osobe.

U prijevodu to znači da se proces komunikacije svodi na kontroliranje emocija.

Proces kontroliranja emocija vrši se na sljedeći način:

1. ISKORISTITE SVOJU EMOCIONALNU INTELIGENCIJU
   Odrediti emocionalno stanje svog sugovornika  na osnovi njegovog neverbalnog stava je iznimno jednostavno. Pogled, pokret, držanje, tonalitet glasa  i drugi neverbalni signali su izvrsni pokazatelji koje je najprije potrebno „očitati“ . Taj proces se još naziva i kalibriranje što znači - uzeti mjeru drugoj osobi.

    

2. BUDITE FLEKSIBILNI U KOMUNIKACIJI
   Donošenje  zaključaka o tome u kojem se stanju nalazi naš sugovornik, tek je prvi korak za uspostavljanje dobre komunikacije.

   Drugi korak je fleksibilnost uz pomoć koje ćemo uspostaviti dobar odnos sa sugovornikom, usklađivanjem vlastitih verbalnih i neverbalnih signala sa signalima sugovornika.

   Taj proces se lako može postići usklađivanjem tonaliteta glasa ili brzine disanja, nekog pokreta na neverbalnoj razini i verbalno, parafraziranjem nekih riječi iz reprezentacijskog sustava sugovornika. Na taj način se na nesvjesnoj razini stvara osjećaj zajedništva i povjerenja kod sugovornika ali i kod nas samih.

    

3. VODITE PROCES KOMUNIKACIJE PREMA CILJU
   Jedan od većih problema koji se po istraživanjima definira kao  problem u poslovnoj komunikaciji jest neusmjerenost prema ciljevima. Naime, istraživanja kažu da onda kada smo u poslovnoj komunikaciji orijentirani samo na međuljudske odnose i kada u fokus stavljamo samo osjećaje svih sudionika, tada zapravo nismo usmjereni prema ciljevima i gubimo vrijeme. Takvo ponašanje rezultira i velikom potrošnjom energije i osjećajem nestabilnosti, pa se zbog toga neusmjerena komunikacija  karakteriza kao neučinkovita poslovna komunikacija

   Zato je treći korak, nakon usklađivanja sa sugovornikom i uspostavljanja dobrog odnosa - voditi razgovor prema cilju.

   Ipak, imajte na umu – ako ovaj korak napravite prije druga dva, sugovornik vas neće čuti, čak štoviše, okarakterizirati će vas kao dosadnu ili manipulativnu

4. POJAM I VAŽNOST IDENTITETA U KOMUNIKACIJI
   Svaka razina postojanja uvjetovana je drugom razinom. Drugim riječima, svako ponašanje koje generiramo u komunikaciji, sastavni je dio ostale 3 razine postojanja. Ponašanje je uvjetovano sposobnostima, sposobnosti uvjerenjima i vrijednostima, dok se iza ove razine nalazi razina identiteta koja kontrolira i uvjetuje sve donje razine.

   Zato je važno prije ulaska u komunikaciju definirati identitet iz kojeg želite djelovati. Recimo ako djelujete iz identiteta šefa koji svojim ponašanjem neverbalno i verbalno izdaje naredbu svom djelatniku, može se dogoditi da ćete svojim stavom i identitetom djelovati negativno na sugovornika, te tako stvoriti pogodno tlo za blokadu. Zato je u komunikaciji pojam identiteta jedan od važnijih segmenata na koji treba paziti.

   Promotrite svog sugovornika te procijenite koji identitet bi za njega bio prihvatljiv odnosno koji ton i stav bi kod njega izazvao dobre osjećaje, bez obzira na hierarhiju.Komunikacija nema puno veze sa hierarhijskim razinama, pogotovo ako ste sigurni u to što vi jeste i to što radite.Osviješten komunikator, će spoznajama o svojoj vrijednosti i spoznajama o vrijednosti druge osobe, zračiti prihvatljivo i proizvoditi ugodnu atmosferu u komunikaciji i tako ostvariti uspjeh u komunikaciji uz istovremenu održivost statusa. Vaš status u komunikaciji ima veze samo s rezultatima koje ostvarujete, nikako s titulom koju posjedujete. Ako djelujete odbojno i nadobudno u komunikaciji, jer ste ušli u taj identitet, velika je vjerojatnost da će ta komunikacija završiti negativnim ishodom.   

   Sretno!