Predviđa se da će do 2055. godine polovica današnjih radnih aktivnosti biti automatizirana. Tako već postoje solidni virtualni prevoditelji, pravnici, novinari, čak i servisi za pisanje znanstvenih radova. Postavlja se pitanje jesu li strojevi učinkovitiji i k tome jeftiniji od ljudi, odnosno kakva je budućnost ljudskoga rada. Pritom je korisno malo zaći u povijest i razmotriti kako se razvijala organizacija ljudskoga rada te kako su se ostvarivali ciljeve veće produktivnosti i efikasnosti. Bez obzira na njihovu vremešnost, načela otaca menadžmenta izuzetno su korisna i danas.

Dizajn radnih mjesta prema Fredericku Tayloru

Frederick Taylor (1856.-1915.), koji se smatra ocem znanstvenoga menadžmenta, je radeći u poduzeću Midvale Steel uočio da radnici radu ne pristupaju na konzistentan način, već gube vrijeme na nepotrebne kretnje i pokrete. Usto su radnici bili neobrazovani, a i nepismeni, pa je komunikacija predstavljala problem jer su različiti ljudi predmete nazivali na različiti način. Taylor je nastojao povećati učinak, odnosno produktivnost, te smanjiti nepotrebne troškove, odnosno povećati efikasnost. Smatrao je da veliku važnost treba posvetiti planiranju zadataka na temelju analize, odnosno prikupljanja podataka. Stoga je proveo tzv. „studiju vremena i pokreta“ te analizirao zadatke koje je važno izvršiti, kao i pokrete koji su za to potrebni, kako bi razradio najučinkovitiji način njihova obavljanja. Tako je u menadžersku praksu uveo znanstvene metode analize rada te studiju vremena i pokreta. Na taj je način rad standardiziran te su za svaki posao utvrđene norme.

Analizu rada radnika Taylor je dopunio analizom rada menadžmenta.

Utvrdio je da je zadatak menadžmenta, odnosno nadzornika planirati zadatke, osigurati obuku radnika, odgovarajuće radne uvjete te podršku u smislu davanja jasnih uputa. Osim toga, smatrao je da je u proces rada potrebno uključiti novčane poticaje. Poticaje je moguće primjenjivati s obzirom na stupanj ostvarivanja norme.

No, uz uvođenje norme Taylor je povećao i nadnice. Ishod je bilo drastično povećanje produktivnosti. Primjenom njegovih načela produktivnost se po satu u SAD-u u razdoblju između 1890. i 1958. godine gotovo upeterostručila te nastavila rasti. 

Taylor je znanstvenim pristupom menadžmentu objektivizirao rad. Zalagao se za definiranje pravila, odnosno načela menadžmenta. Smatrao je da je na taj način moguće povećati produktivnost, odnosno smanjiti gubitke zbog loše organiziranih zadataka, neodgovarajućih standarda rada te neodgovarajućih kvalifikacija radnika na određenom radnom mjestu. Rezultat takvoga pristupa bilo je povećanje produktivnosti i efikasnosti kao sume individualne produktivnosti i efikasnosti pri obavljanju različitih zadataka. Iako se Taylor često smatra osobom koja se zalagala za autoritaran pristup, on je u svom radu naglašavao važnost suradnje menadžmenta i radnika. Taylor nije spominjao timski rad, ali je poznat njegov doprinos u vezi naglašavanja važnosti grupnoga rada. Taylor nije predviđao mogućnost sudjelovanja zaposlenika u odlučivanju. Smatrao je da postoji stroga podjela između upravljanja i izvršavanja zadataka te da prijedlozi za unaprjeđenje mogu doći samo od menadžmenta, a ne i od radnika.

Taylorov doprinos može se promatrati u svjetlu nastojanja stručnjaka onoga vremena da reduciraju različitosti i definiraju univerzalna načela upravljanja. Iako takvi pokušaji postoje i danas, tada se radilo o pokušaju generalizacije upravljačke prakse u smislu poštivanja pravila, što može rezultirati efikasnim, a time i uspješnim poslovanjem.  Stoga je Taylorov rad često na udaru kritike s obrazloženjem da se radi o menadžerskoj praksi koja, zbog svoje primarne orijentacije na efikasnost te rigidnosti u smislu obveze strogoga poštivanja pravila, nije primjerena uvjetima suvremenoga poslovanja koje je obilježeno stalnim promjenama. No, takav zaključak ipak ne može biti sasvim ispravan jer je sâm Taylor tvrdio da se znanstveni menadžment u suštini sastoji od općih načela, odnosno određene filozofije koju je moguće primijeniti na različite načine te da ne postoji određeni sustav menadžmenta koji može osigurati trajni poslovni uspjeh.

Taylorove ideje tako su temelj suvremenoga dizajniranja radnih mjesta, utvrđivanja standarda te poticajnih mehanizama. Prosječno vrijeme potrebno za izvršavanje određenih operacija se utvrđuje i danas te se rad izvršitelja nagrađuje s obzirom na poštivanje određene norme, ali i kvalitete rada. Tako je neki proizvod moguće proizvesti i brže od zadane norme, ali to može rezultirati škartom. Stoga se osim nagrađivanja izvršitelja po broju proizvedenih komada uzima u obzir i kvaliteta konačnoga ishoda. Standardizirani način rada predstavlja temelj visoke produktivnosti i efikasnosti poštanskih i transportnih sustava te usluga brze prehrane. Načela znanstvenoga menadžmenta primjenjuju se i u maloprodaji. No, treba konstatirati da su ove upravljačke smjernice pogodne za rad neposrednih izvršitelja, čiji rad ovisi o određenom tehnološkom procesu, a manje za rad specijalista i stručnjaka, čiji rad nije moguće normirati.

Osjećaj zajedništva Henrija Fayola

Slične ideje s druge strane oceana imao je Henri Fayol (1841.-1925.). Stoga je definirao 14 načela menadžmenta za koje je smatrao da ih je moguće primijeniti u svakoj organizaciji. Fayol polazi od načela podjele rada, prema kojemu je rad menadžmenta i radnika odvojen. No, rad menadžmenta i radnika podložan je specijalizaciji u svrhu povećanja produktivnosti.  Značajno načelo je i načelo autoriteta i odgovornosti.

Fayol je smatrao da su autoritet i odgovornost blisko povezani jer odgovornost može proizaći iz autoriteta. No, Fayol je smatrao da autoritet nije određen samo položajem osobe na hijerarhijskoj ljestvici, već proizlazi i iz osobnih značajka menadžera kao što su znanje, iskustvo, inteligencija i moralni integritet.

Jedinstvo zapovijedanja je načelo prema kojemu zaposlenici trebaju dobivati naredbe od samo jednog nadređenog. Ovo načelo se primjenjuje i u suvremenom linijskom menadžmentu. Na načelo jedinstva zapovijedanja nadovezuje se načelo skalarnoga lanca. Skalarni lanac podrazumijeva hijerarhiju menadžmenta, odnosno komunikacijski lanac koji omogućuje prijenos naredbi od vrha prema dnu hijerarhije. No, kada je takvo postupanje štetno jer je potrebno brzo djelovati, moguće je skratiti put zapovijedanja. Fayol je, kao i Taylor, smatrao da je u zajedničkom radu potrebno postići sklad i zajedništvo. Stoga je uveo i načelo osjećaja zajedništva (franc. Esprit de Corps) kojim se ukazuje na važnost timskog rada i međusobne komunikacije. Treba reći da je Fayol navedena načela sagledavao fleksibilno, odnosno smatrao je da njihovu primjenu treba prilagoditi okruženju.

Red i stabilnost Maxa Webera

I u Njemačkoj su razvijane slične ideje s još većim naglaskom na povećanje produktivnosti i efikasnosti. Max Weber (1864.-1920.) je utvrdio je da su rezultati rada ljudi u organizacijama, odnosno poduzećima slabi. Uzrok je pronašao u činjenici da pozicije moći, odnosno autoritet zauzimaju osobe koje na to nemaju pravo s obzirom na svoje sposobnosti, već im je to omogućio položaj u njemačkome društvu. Stoga su se resursi često koristili za ostvarivanje osobnih ciljeva, a ne ciljeva organizacije. To se odnosilo kako na menadžment, tako i na zaposlenike. Stoga je Weber smatrao da je potrebno uspostaviti organizaciju kojom će se upravljati na načelima racionalnosti i logike, odnosno impersonalnosti.

Weber je smatrao da je birokracija savršena organizacija. Prema Weberu, ona ima jasnu podjelu rada, autoriteta i odgovornosti, a poslovi su za svakog člana organizacije jasno opisani. Zaposlenici se za radna mjesta biraju na temelju raspolaganja znanjem i vještinama. Radna mjesta trebaju biti organizirana hijerarhijski kako bi se uspostavila jasna linija autoriteta i odgovornosti.

Autoritet i odgovornost trebaju biti jasno definirani, a svaka razina treba odgovarati višoj razini autoriteta na hijerarhijskoj ljestvici. Rad zaposlenika usmjeravaju jasno definirana pisana pravila koja su objektivna i jednako vrijede za sve. S povećanjem opsega poduzeća povećava se i broj pravila. Napredovanje u hijerarhiji moguće je isključivo na temelju znanja, sposobnosti i ostvarenih rezultata.

Weber je smatrao da je birokracija način postizanja najvišega stupnja efikasnosti, ali i sredstvo za provođenje autoriteta i kontrole nad zaposlenicima, odnosno ljudskim bićima općenito. Ona osigurava stabilnost koja počiva na disciplini, odgovornosti i pouzdanosti rada svake razine. Stoga je njen ishod, odnosno rezultate moguće predviđati s visokom razinom pouzdanosti. Weber također predviđa potrebu razvoja menadžmenta kao znanstvene discipline te razvoj profesionalnoga menadžmenta koji u ime i za račun vlasnika upravlja poduzećem. Uvođenje birokracije značajno olakšava rad menadžmenta te osigurava visoki stupanj efikasnosti i produktivnosti.

Birokracija je oblik organizacije koja se koristi i danas. Međutim, njena je primjena često praćena negativnim konotacijama. Osim što na površinu iznosi mnoge negativne ljudske osobine, ona nije prikladna za suvremeno poslovanje obilježeno brzim promjenama. Najčešća asocijacija na pojam birokracija je velika količina nerijetko besmislene papirologije potrebne za postizanje nekog cilja. Stoga izaziva cinizam i apatiju ne samo kod korisnika već i kod njenih članova. Zbog te činjenice ona predstavlja veliku prepreku uvođenju promjena. No, neke je aktivnosti nemoguće provesti bez stroge hijerarhijske organizacije, odnosno birokracije. To se odnosi na procese ili projekte koji uključuju veliki broj neposrednih izvršitelja, odnosno radnika, čiji zadaci trebaju biti jasno definirani, zahtijevaju relativno nisku razinu znanja i vještina, ali i visoki stupanj preciznosti u radu. Stoga su na ovaj način organizirana poduzeća koja se bave građevinskim radovima, ali i poštanska poduzeća.

Postojanje pravilnika, odnosno grupa pravila i procedura koji određuju način rada, kako je sugerirao Weber, značajno je i u suvremenom poslovanju. Ako se poštuje Weberovo načelo racionalnosti i logike, pravila se ne mogu smatrati nepotrebnima. Tako poduzeća po potrebi imaju definirana sigurnosna pravila, ali i pravila održavanja sustava, poštivanja radnog vremena, discipline, točnosti, urednosti i slično. Broj pravila i procedura najveći je na najnižoj razini menadžmenta koja prema definiranim pravilnicima nadzire rad neposrednih izvršitelja. Poštivanje pravila u mnogim poduzećima predstavlja temelj dobivanja pohvala, novčanih poticaja, ali i mogućnosti napredovanja.

Previše kruti ili racionalni doprinosi?

U radu svih organizacija vlada određena razina nereda koja uzrokuje brojne probleme. Tako se nerijetko ne zna tko je za što odgovoran, kojim redoslijedom će se zadaci izvršavati, a nerijetko ni što se očekuje kao ishod. Bez obzira što su ideje ovih autora nastale na prijelazu od 19. na 20. stoljeće, one nude rješenja koja su itekako korisna i danas. Ne samo što daju uvid u način organizacije rada, one nude i načela kojima je moguće osigurati kvalitetno izvršavanje zadataka, ali i uvažavanje svih organizacijskih članova. Pritom polaze od njihovih sposobnosti, ali i rada i zalaganja, uzimajući u obzir važnost kvalitetnog grupnog, odnosno timskog rada. Isto tako, osiguravaju da se organizacijom upravlja na racionalan, ali i na razuman način, primjenom pravila i procedura do mjere u kojoj je to razumski korisno. Tako ovi doprinosi nikako nisu zastarjeli; mi smo ti koji smo ih pogrešno primjenjivali. Na svakom od nas je, bilo da smo menadžeri ili zaposlenici, da utvrdi jesmo li u svom radu uvijek bili pošteni ili smo tražili da pravila vrijede za druge, a iznimke za nas. Isto tako, na svakom od nas je da utvrdi jesmo li se usavršavali i razvijali, ali i odgovorno brinuli da organizacija stabilno napreduje. Jesmo li primjenjivali najbolju organizaciji i pridržavali je se ili smo stvarali nered svojom neodgovornošću. Na koncu, na svakom od nas je da ocijeni jesmo li u svom radu težili biti etični, odnosno pridržavali se moralnih načela ili smo tražili brza rješenja bez obzira koliko ona bila štetna. Vratimo se stoga korijenima i počnimo – ispočetka. (A.Č/PS)