Postoji puno razloga za razmatranje outsourcinga. Međutim, outsourcing nije jedino rješenje i nije  „za svako poduzeće“.

Također, tuđi primjer primjene outsourcinga ne mora u konačnici biti i vaš primjer u budućnosti.

Prije nego počnete ozbiljnije razmišljati o ovoj temi, pobrinite se da razumijete koje su točno potrebe vašeg poduzeća te razgovarajte i inzistirajte na svim, za vas relevatnim pitanjima.

Ako ste start-up, obrtnik ili malo poduzeće

Ako ste mali, dokle god ne dostignete određenu točku rasta i prihoda, imate ograničene knjigovodstvene potrebe i ne trebate neke naprednije računovodstvene usluge.

Također, uslijed  borbe za osvajanjem tržišnog udjela i rasta prihoda, mladi poduzetnici često ne prepoznaju jedan od glavnih neuspjeha - loše upravljanje novčanim tokovima. Iz tog razloga, u najboljem im je interesu da uzmu vanjsku pomoć za rješavanje svih svojih računovodstvenih potreba.

Ako ste brzorastuće poduzeće

Kada vodite poduzeće s malim ostvarenim prihodima i manjim opsegom poslovanja, logično je da si ne možete priuštiti da angažirate vlastite in-house računovođe.

No, s rastom poslovanja dođe trenutak kada poduzeće preraste svoje trenutne potrebe te se uslijed razvoja organizacijske kulture (pravila i procesa) i zapošljavanja većeg broja ljudi odlučuje i za  postavljanje novih odjela unutar poduzeća.

U toj fazi rasta, upravljanje financijama i računovodstvenim procesima postaje zahtjevniji i za poduzeće važniji dio poslovanja, pa se odlučuju za osnivanje vlastitog in-hause odjela računovodstva,  a nakon njega i odjela za kadrovske poslove te odjela kontrolinga.

Iz te perspektive, utvrđivanje financijskog položaja poduzeća, tumačenje i analiza izvještaja, razvoj računovodstvenog sustava, formuliranje financijskih načela i financijskog planiranja i kontrola internih procedura, dobivaju jednu novu, složeniju i veću dimenziju, pružajući  dodatne informacije za donošenje strateških odluka.

Ako ste poduzeće koje pored vlastitog in-house računovodtva razmatra ideju o unajmljivanju pružatelja vanjskih usluga

Ako imate odjel računovodstva koji dobro funkcionira, a motivirani ste idejom outsouringa jedino radi uštede na troškovima plaće zaposlenih u vašem odjelu računovodstva -  dobro razmislite prije nego se odlučite na ukidanje svog odjela.

Jer uloga vašeg odjela, koji vam je do sada dobro radio i pratio vas u vašem rastu, nije bila da vam bude trošak već da vam osigura transparentno evidentiranje svih vaših poslovnih događaja i kroz svoj rad  uoči potencijalne propuste drugih odjela te pravovremeno reagira.

Tuđi primjer nije nužno i vaš budući primjer jer postoji mogućnost da vi i vaše poduzeće nećete u konačnici dobiti sve ono što sada razmatrate kao prednost. Važno je da odaberete pružatelja usluga koji može ponuditi baš ono što je potrebno za vaše potrebe jer u suprotnom bi pogrešan izbor mogao imati puno ozbiljnije posljedice. Kao i dodatne troškove, o kojima sada ne razmišljate.

Skriveni troškovi  

Odabir pružatelja usluga isključivo po trošku je općenito loša odluka. Uzmite u obzir da dogovorena cijena usluga vanjskog računovodstva s vremenom ili nekom izvanrednom situacijom može rasti.

Eksternaliziranje postojećih računovodstvenih operacija vašeg poduzeća može biti zahtjevan zadatak. I to posebno u situaciji ako niste mali poduzetnik i imate postavljen cijeli niz internih procedura i propisa, koji su u korelaciji sa procesima vašeg trenutnog in-house računovodstva.

Primopredaja podataka i preuzimanje kompletnog posla i podataka mora biti transparentno, detaljno i ažurno provedeno, na način da novoizabrano vanjsko računovodstvo apsolutno vlada svim poslovnim podacima i informacijama o vašem poduzeću.

Stav „kako ćemo-lako ćemo“ za vas dugoročno može biti vrlo, vrlo skup. A tada, biti ćete u situaciji da imate vanjsko računovodstvo s kojim niste zadovoljni odnosno da ste u poziciji ponovnog razmatranja nekog drugog rješenja. Kao što ste vjerojatno i sad.

Saslušajte mišljenje svog managementa koji poznaje način na koji vaš odjel računovodstva radi i surađuje  sa drugim odjelima u poduzeću, prije nego donesete konačnu odluku. Ne isključujte iz komunikacije one za koje pretpostavljate da neće biti za ideju outsourcinga, samo zato što nešto u ovom trenutku ne želite čuti.

Jer, ukoliko se se pokaže da novi izbor ne daje rezultate kakve očekujete i nije u skladu sa vizijom i strategijom vašeg društva, još puno puta ćete se vraćati na tu temu. I o njoj slušati iz drugog kuta.

RAZLOZI ZA  I PROTIV OUTSOURCING RAČUNOVODSTVENIH USLUGA

1.Štedite vrijeme i novac

Prepuštajući drugima brigu o zakonskoj regulativi i računovodstvenim procesima, puno više možete  biti usredočeni na vaš core business. Pri tom, trošak vanjskog računovodstva je niži od troška bruto2 dohotka zaposlenih na puno radno vrijeme.  

No, treba uzeti u obzir da se ovo razmišljanje ne odnosi na sva poduzeća i da se njegova interpretacija znatno razlikuje ovisno o veličini poduzeća, usvojenim navikama i procedurama te strateškim planovima i viziji.

2. Ukoliko niste zadovoljni sa radom svog internog odjela računovodstva i ukoliko je ustanovljeno niz propusta,nedostataka, pogrešaka, nedovoljno ažurnog i transparentnog knjiženja, vrijeme je da razmislite o drugim opcijama.

No, pri tom je važno da ste dobro upoznati sa problemima svog odjela te sigurni da nije u pitanju loše odrađivanje posla od strane jednog ili dva zaposlenika/ice, a ne cijelog odjela.

3. Niste uspjeli naći dovoljno kompetentan kadar, koji bi odgovarao vašim očekivanjima u pogledu razine stručnosti ili  poznavanja računovodstvene tematike... pa ste se odlučili za vanjsko računovodstvo? Uzmite u obzir da kao nekada i računođe, tako i svi knjigovodstveni servisi ne pružaju isti nivo usluge.

Kako bi ostali konkurentni, mnogi pružatelji računovodstvenih usluga aktivno rade na usavršavanju svojih vještina i znanja i aktivno prate sve zakonske promjene te o tome obavještavaju svoje klijente.

S druge strane, na tržištu možete naći i one koji zapošljavaju ljude sa osnovnim razumijevanjem računovodstva kao i nedovoljnim poslovnim znanjem za primjenu podataka u praktičnom smislu.

4. Ako Vaš trenutni in-house odjel radi ažurno i točno, a smanjenje troška je jedini razlog za ukidanje odjela, razmislite još jednom.

Negativne posljedice loše izabranog vanjskog računovodstva su daleko ozbiljnije od problema kojeg mislite da imate sada.

5. Neki vanjski pružatelji usluga dodijeliti će vam jednu osobu koja će biti odgovorna za poslovne knjige vašeg poduzeća. Druge će usvojiti pristup timskog osoblja, gdje će više ljudi imati pristup vašim podacima i brinuti se o svim evidencijama vaših poslovnih događaja.

Ako volite imati dosljednu osobu, nekoga zaduženog za vas i to vam daje osjećaj povjerenja i djelomične kontrole, pobrinite se da prilikom izbora vanjskog računovodstva dovoljno jasno iskuminicirate svoja očekivanja i potrebe.

6. Ukoliko i nakon puno promišljanja shvatite da zaista ne želite mijenjati svoje dosadašnje navike, načine i procedure te da vam je bitan osjećaj držanja kontrole u svojim rukama  svim segmetima poslovanja, onda outsourcing nema puno smisla.

Nekada razlozi mogu uključivati i regulatorne zahtjeve, kada je potrebno zadržati veliku količinu dokumentacije u svojim uredima ili smještene u vanjskim skladištima.

7. Ažurnost i točnost u evidentiranju svih poslovnih događaja

Kada unajmljujete računovodstvene usluge, servis preuzima na sebe transparentno i zakonski obvezujuće knjiženje svih vaših poslovnih događaja.

S druge strane, da bi se svi poslovni događaji trasparentno knjižili, potrebno je da s vaše strane bude pravovremeno i ažurno odrađen dio zadataka koji se odnosi na scaniranje ili dostava dokumentacije (ulaznih računa, evidencije radnog vremena, ostale popratne evidencije itd.) odnosno svega što služi kao podloga za knjiženje a prvobitno je dogovoreno kao vaš dio posla.

8. U samom procesu pregovaranja uvjeta sa vanjskim računovodstvom, neophodno je  detaljno dogovoriti dostupnost i raspoloživost usluge vašem poduzeću.

Neki servisi imaju na raspolaganju ljude koji odgovaraju na vaša pitanja i van radnog vremena, no puno je veći broj onih koji će vas uputiti na komunikaciju tijekom redovnog radnog vremena i tjedna, neovisno o tome o kakvoj je problematici i potrebi za hitnom reakcijom riječ.

9 Ukoliko ste navikli imati pristup software-u i podacima koji vas zanimaju (npr. povlačenje raznih izvještaja, pregled rekapitulacije prodaje, stanja zaliha, pregled salda konti kupaca i dobavljača), neophodno je da se na samom početku zapitate u kojoj mjeri želite biti lišeni tih mogućnosti.

Neki vanjski pružatelji usluga njeguju svoju poslovnu politiku, kojom klijenti nemaju pravo sudjelovanja u pristupu programu. Drugi daju djelomičnu (vrlo ograničenu) mogućnost pristupa programu i podacima o vašem poduzeću, naravno u ovisnosti o dogovorenim uvjetima ugovora. U oba slučaja, ovo je važna tema za razgovor prije donošenja konačne odluke.

10. Preuzimanje odgovornosti je vrlo čest argument pri donošenju odluke o vanjskom računovodstvu.

Istina, ukoliko dođe do propusta i kazni prema odgovornim osobama, korisnik vanjske računovodstvene usluge može tražiti refundaciju troška plaćanja kazne, pod uvjetom da je moguće dokazati da je zaista u pitanju propust vanjskog računovodstva.

No, imajte u vidu da neovisno o gore spomenutom, kaznu snosi društvo i odgovorna osoba.

11. Vjerujete da poznajete osnovno računovodstvo, ali svako toliko shvatite da vam treba prevoditelj. Iako pratite svoje prihode i troškove, i dalje niste sigurni kako analizirati financijski položaj svog poduzeća s ciljem donošenja pravilnih strateških odluka.

Dobro se raspitajte nudi li  vanjski pružatelj usluga i analizu vašeg poslovanja i pokazatelja uspješnosti poslovanja, jer u suprotnom sasvim sigurno ćete prije ili poslije zatražiti nekoga tko vam može pružiti tu vrstu usluge.  Naravno, samo u slučaju ako zaista i želite znati sve o svom poduzeću.

Autorica: Anita Lukenda Mlinac, mag. oec.