Ako ne uklonimo prepreke na putu postizanja ciljeva, lako se dogodi da cilj u potpunosti izgubimo iz vida.

Brojni su nedostaci sastanaka kada je izbor djelovanja improvizacija.

Imajte na umu!
Improvizacija daje rezultate koji su uvijek manji od vašeg potencijala, potreba i želja.
Svaki pojedini nedostatak sastanaka ima različit negativan utjecaj na zajedništvo.
Osnovi MUI princip je upravljanje prioritetima što znači kako nedostatke sastanaka moramo prioritetno rješavati prema intenzitetu negativnog utjecaja (intenzitetu štete koja se stvara).

Evo u nastavku dvanaest (12) najvećih nedostataka sastanaka:
1. Nisu postavljeni mjerljivi ciljevi sastanka.
Kako se može racionalno djelovati ako se ne zna što je cilj?

2.  Ne postoje pisana pravila ponašanja sudionika sastanaka.
Nedostatak pisanih pravila bezuvjetno dovodi do nerazumijevanja između sudionika i problema u međuljudskim odnosima.

3. Sudionici sastanka nemaju potrebne kompetencije za sudjelovanje/vođenje sastanaka.
Svaki izostanak potrebnih kompetencija rezultira improvizacijom.

4. Nema pisanih materijala za pripremu sastanka.
Sve što nije zapisano, neće se dogoditi.

5. Nije definiran dnevni red sastanka.
Sastanak bez definiranog dnevnog reda je otvoreni poziv na ubacivanje brojnih tema što dovodi do improvizacije.

6. Skretanje s teme sastanka.
Ovo je siguran znak kako su sudionici sastanka došli nepripremljeni na sastanak.

7. Iskazivanje neslaganja bez argumenata (negatorstvo).
Negatorstvo neizostavno dovodi do narušavanja međuljudskih odnosa.

8. Sastanci nekontrolirano dugo traju jer nije definirano maksimalno trajanje sastanka.
Dugotrajni sastanci su siguran indikator kako nije bilo odgovarajuće pripreme i sigurno je tijekom sastanka bilo skretanja s planiranih tema.

9. Odluke nisu cjelovito definirane.
Odluke koje nisu cjelovito definirane dovode do različitih tumačenja od strane obveznika provedbe što dovodi do nekompletne provedbe odluke i nepotrebnog trošenja resursa.

10. Nema zapisnika ili zapisnik kasni.
Mnogi čekaju na zapisnik i nepotrebno su zbog kašnjenja zapisnika u statusu "na čekanju" i ništa ne rade.

11. Ne provodi se kontrola provedbe odluka.
Provedba potrebnih aktivnosti kasni pa učinci donesenih odluke nisu odgovarajući.

12. Ne raspravlja se o unapređenjima sastanaka.
Način sudjelovanja/vođenja sastanaka je zacementiran (ništa se ne mijenja) bez obzira na neučinkovitost sastanaka.

Važno!

Lako je uočiti kako je svih dvanaest (12) nedostataka isključivo subjektivne prirode.
Kada se sastancima upravlja na MUI način (MUI SASTANCI), svako nečinjenje prema definiranim elementima je svjesno nečinjenje s namjerom stvaranja štete.

PRAKTIKUM

1. Analizirajte svaki od navedenih dvanaest nedostataka i utvrdite koliko imate ključnih nedostataka sastanaka.
2. Dodajte i vaše najveće nedostatke sastanaka koje nisu navedeni u listi.
3. Naravno, samo utvrditi negativna stanja na sastancima nije dovoljno - potrebno je donijeti i mjere za njihovo uklanjanje.
Napravite PLAN za uklanjanje uočenih nedostataka (negativnih stanja):
- Definirajte potrebne aktivnosti za uklanjanje uočenih nedostataka,
- Odredite rokove za provedbu pojedinih potrebnih aktivnosti kako bi se uočena negativna stanja uklonila.

Za podsjećanje!

Na sastancima su moguća samo pet (5) negativnih stanja:
1. Kašnjenja,
2. Nekvalitetno,
3. Nedovoljno,
4. Nezadovoljstva,
5. Neodgovarajuće trošenje resursa (prekomjerno i premalo).

Rezultati

Utvrdite koliko nedostataka sastanaka mjesečno uklonite.
Broj uklonjenih nedostataka sastanaka je mjera vaše uspješnosti.

Zaključak

Poznavanje najvećih nedostataka sastanka je ključno kako bi ih učinkovito uklonili (uz što manji utrošak resursa), a kao preduvjet za kontinuirano učinkovite sastanke.
Samo učinkoviti sastanci mogu donijeti razvoj zajedništva (grupe, organizacije i zajednice) u kojima djelujete kao i izvrsnost u vašoj profesionalnoj i osobnoj karijeri.

- - - - -

Ovaj sadržaj je dio knjige „MUI SASTANCI – KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“ (enciklopedija učinkovitih sastanaka).

Knjiga će početkom srpnja 2019. godine biti dostupna korisnicima.
Knjiga će u potpunosti biti BESPLATNA za preuzimanje s Interneta.

Autor teksta:
Milan Grković
alfa@portalalfa.com
385 99 280 4210
www.portalalfa.com