Postoje ljudi koji su prirodno organizirani, uredni i disciplinirani. Kod njih je uvijek sve posloženo na logičan način, svaka stvar je na svome mjestu, čista, ispravna i označena, uvijek znaju gdje im je što i redovito se rješavaju viška stvari. Ne čuvaju nepotrebne dokumente, ne gomilaju uspomene, bez problema odbacuju staru odjeću. Jednom riječju, ne daju neredu da im se uvuče u život. Radno mjesto im je smirujuće uredan i funkcionalan prostor, a kod kuće su uvijek spremni za iznenadne goste. U njihovom automobilu nema praznih bočica od soka, zaboravljenih džempera i upotrijebljenih papirnatih maramica. Ti ljudi i ne misle da koristite metodu 5S, oni intuitivno rade na takav način. Osobno, voljela bih da sam rođena takva.

S druge strane, postoje ljudi koji sretno žive u onome što oni zovu kreativni nered. Ne smeta im preskakivati preko razbacanih stvari, sklanjati ih kad žele sjesti na stolac, stalno nešto tražiti i vesele se kad pri tom pronađu i nešto na što su već bili zaboravili. Da, ti ljudi žive sretno, iako istini za volju, samo onoliko koliko im to oni oko njih dozvole. Jer ti drugi takvo stanje ne zovu kreativnim neredom već katastrofalnim neredom. Ti drugi kažu, ne postoji kreativni nered, nered na radnom stolu znači i nered u glavi. Što može biti polazište za beskrajne uzaludne rasprave.

I naposljetku, postojimo svi mi koji smo negdje između te dvije krajnosti. Nakratko uspijemo ovladati prostorom i stvarima oko sebe, a onda opet upadnemo u nered. Nama je metoda 5S pojas za spašavanje.

Što je Metoda 5S?

Smatra se da 5S metodologija u ovom obliku dolazi iz Japana. Cilj je kao i uvijek u poslovnom svijetu, povećanje učinkovitosti, glatko odvijanje poslovnih aktivnosti, smanjenje pogrešaka u radu, povećanje zadovoljstva radnika i u konačnici, uštede vremena, resursa i novaca.

Izvorno se radilo o 5S – na japanskom su to Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, na engleskom Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain (Selfdiscipline). Kasnije je dodan i šesti S, safety, odnosno sigurnost.

(Zvuči komplicirano, ali nije. I nije da se nitko prije Japanaca toga nije dosjetio. Očigledna je sličnost metode 5S i CANDO programa (Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline, Ongoing Improvement) o kojem govori američki kralj automobila Henry Ford u svojoj knjizi Today and Tomorrow iz 1926. godine. A Henry Ford je svoje ideje gradio na onome što je prije njega zagovarao američki strojarski inženjer Frederick W. Taylor koji je poznat po svojim metodama poboljšanja u industrijskoj proizvodnji. Smatra ga se i jednim od prvih konzultanata za upravljanje.)

Proces 5S ide u koracima:

1. Sort (Seiri) – odvoji ono što trebaš i ono što ne trebaš. Makni sve ono što ne trebaš
2. Set in order (Seiton) - posloži preostale predmete na način kako će se koristiti
3. Shine (Seiso) – uredi i očisti radno mjesto i održavaj ga takvog
4. Standardize (Seiketsu) – osiguraj da se prethodna tri koraka dosljedno koriste kroz cijelu organizaciju, to jest da svatko uredi svoj radni prostor na takav način
5. Sustain (Shitsuke) – održavaj uvedene mjere dok ne postanu navika, uvriježeni način ponašanja.

Šesti S, sigurnost, prirodna je posljedica prethodnih pet jer smo u dobro organiziranom i urednom radnom okruženju manje izloženi opasnostima.

Evo i malo detaljnije o svakom koraku.

Sort – razvrstaj

Upitajte se, što mi sve ovdje treba za obavljanje toga što tu radim? Ovo je univerzalno pitanje i vrijedi za sve prostore – radni stol, kuhinju, kupaonicu, kućnu hobi radionicu ili radno mjesto koje je dio neke tvorničke proizvodnje. Stavite to na jednu stranu. Sve ostalo što vam ne treba sklonite na neko privremeno mjesto. Poslije ćete odlučiti što s time. Možete to arhivirati, vratiti vlasniku, pokloniti ili baciti, to jest zbrinuti na ekološki prihvatljiv način.

Stvari koje vam ne trebaju mogu biti zastarjeli dokumenti, pokvareni alati, iskorištene bilješke koje vam više ne trebaju, stari časopisi, tuđi predmeti, informatička oprema kao što su stari ekrani, printeri, telefaksi koje više ne koristite, predmeti osobne prirode. Pa čak i višak uredskog materijala spada u predmete koje ne trebate. Odredite kolika vam je potrebna tjedna zaliha i sve ostalo pohranite na neko drugo mjesto.

Znači, na radnom stolu odnosno u radnom prostoru ostaje samo ono što je potrebno za to što tamo radite, za taj korak u procesu.

Set in order – uspostavi red

Prikupite sve predmete koji su vam potrebni i smjestite ih redom kako se koriste u proizvodnom procesu. Označite bitne alate koje koristite u radu tako da se odmah vidi gdje ih treba odložiti, odnosno da ih svatko može pronaći i vratiti na odgovarajuće mjesto. Ovo je posebno važno za one koji svoje radno mjesto dijele s drugim ljudima.

U dobro uređenim proizvodnim organizacijama proizvodni procesi su razrađeni do zadnjeg detalja, a interdisciplinarni timovi stručnjaka su ergonomski oblikovali i optimirali radni prostor i svaki pokret koji čovjek u njemu izvodi.

U uredima to najčešće nije tako. Nikakvi timovi stručnjaka neće doći i organizirati vaš radni stol, ladice i ormare i nitko vam neće reći na koju stranu stola trebate staviti telefon, a na koju držač s olovkama. Dodatno, oni koji rade u uredu imaju raznorodnije poslove od radnika na proizvodnim linijama, poslove koji se više puta dnevno prekidaju pa nastavljaju, a poslovni su procesi manje definirani.

Osobno, tijekom redovnog školovanja, a niti tijekom uvođenja u posao nikad nisam dobila nikakve upute ni poduku kako se organizirati, a niti ne poznam ikoga tko jest. Sreća je da se ovaj 5S pristup može primijeniti i u uredima i da ga možemo primijeniti sami. Pri tome je dobro promatrati oko sebe kako to drugi rade. Učite i od onih koji su dobro organizirani i od onih koji nisu. Uđite u bilo koju poslovnicu banke u gradu i pogledajte kako rade službenici na šalterima. Nema nepotrebnih predmeta, sve im je na dohvat ruke, a bave se jednom po jednom strankom i potpuno su usredotočeni na nju.

Tako i vi možete skloniti sa stola spise na kojima trenutno ne radite, a imati pri ruci sve što vam treba za ono na čemu radite. Pisaljke, žute post-it naljepnice, spajalice, klamerice, referentne tablice, kalkulator, telefonske kontakte… Možda ćete pola sata kasnije raditi na nekom drugom predmetu. Pribilježite do kud ste došli na ovome na kojem sad radite, sklonite ga i pripremite se za rad na drugom spisu.

Odredite mjesto za spise odnosno predmete koji čekaju da ih uzmete u rad i drugo mjesto za one koje ste obraditi pa ćete ih kad ustanete i krenete do automata za vodu usput ponijeti osobi koja dalje radi na njima. Fizički ograničite prostor i za jedne i za druge jer vas to prisiljava da rješavate stvari i sklanjate ono što je riješeno. Isprobavajte dok ne dobijete optimalni raspored.

Shine – usjajaj

Uklonite prašinu i prljavštinu s radnih površina, popravite ladicu koja se teško izvlači ili se zaglavila, obložite oštre rubove i oštećenja na radnom stolu koji bi vas mogli povrijediti, uklonite osušene sobne biljke. Učvrstite izvrnuti rub prostirke, sklonite potrgane trakaste zavjese i prašnjave slike sa zidova koje vam nisu ni lijepe ni inspirativne.

U čistoj radnoj okolini ne samo da se bolje osjećamo, već se lakše snalazimo i lakše se otkriju opasnosti, greške, kvarovi, odstupanja i varijacije.

Čistiti, pospremati i sklanjati treba stalno, u hodu, a dobar je običaj na kraju svakog radnog dana dodatno pospremiti radno mjesto.

Standardiziraj

Prva tri koraka možete odraditi sami za sebe u svom radnom prostoru i nakon toga vam slijedi peti korak - održavanje postignutoga te po potrebi prilagodbe promjenama okolnosti. Jer okolnosti se mijenjaju. Dobit ćete nove radne zadatke, prošireni popis dužnosti, promijenit će se uređaji na kojima radite, dobit ćete suradnika, ili ćete ostati bez pomoćnika. Sve to zahtjeva fino podešavanje vaše radne okoline tako da vas ona i dalje podržava umjesto sputava u onome što radite.

Međutim, u organizacijama koje su odlučile primijeniti 5S pristup, nakon što je taj pristup primijenjen u nekom ograničenom području slijedi standardizacija pristupa kroz cijelu organizaciju.

Najčešće se napišu neka pravila, pripreme upute u slikama, postave oznake i natpisi na kutije, police, ladice, pultove i ormare te educiraju ljudi.

U ovom koraku očekujte otpore te očekujte da ćete se morati vratiti na neki prethodni korak i drugačije organizirati stvari. Ono što je dobro funkcioniralo na jednom radnom mjestu, ne znači da će i na drugome. Ljudi su različiti. Neki su dešnjaci, a neki ljevaci, neki su visoki i mogu dohvatiti stvari s najgornje police, a nekima trebaju ljestve. No to su manji problemi.

Ljudi imaju različite poglede na stvari i različite kriterije što se urednosti tiče, a i prirodno nismo skloni promjenama koje nam netko nameće. Upravo zato je važno u prethodnim koracima uključiti što više ljudi i upravo zato je potrebno neke stvari prepustiti onome tko radi na određenom radnom mjestu. Dajte im slobode odlučivanja, dajte im fleksibilnosti, ideja je držati se principa, a ne kruto nametati rješenja.

Sustain – održavaj

Ovaj korak često predstavlja najveći problem. Nakon početnog entuzijazma i osjećaja da smo napravili nešto dobro, da smo počeli ovladavati stvarima, aktivnostima i procesima, slijedi dugoročna svakodnevna ustrajnost koja neminovno dovodi do zamora. Zbog toga se ne bismo trebali osjećati krivima.

Lijenost je prirodna osobina. Sve oko nas je lijeno, sve ima prirodnu tendenciju pokvariti se. Voda ide samo nizbrdo, mačka ne ustaje loviti miša ako baš ne mora, a ljudska lijenost je dovela do većine korisnih izuma tijekom povijesti. Kaže se, rad je stvorio čovjeka, a lijenost izumitelja.

Kad se radi o urednom i učinkovito organiziranom radnom mjestu, ne pazimo li brzo će se vratiti u prijašnje kaotično stanje.

Uvedite zato podupiruće mjere koje pomažu održavati svijest, motivaciju i disciplinu. To mogu biti redovite provjere, nagrade za dobro organizirana radna mjesta, nagrade za ideje poboljšanja, redoviti razgovori na tu temu sa zaposlenima, razmjena iskustava i dobre prakse, sustavno upućivanje onih koji su se tek pridružili vašem timu.

Dosljedno korištenje metode 5S donosi mnoge prednosti. U početku nam se čini da gubimo vrijeme. Umjesto da radimo na onome što je hitno, što moramo obraditi i isporučiti, mi promišljamo kako se bolje organizirati, razvrstavamo i bacamo stvari, čistimo, isprobavamo različite rasporede. Plodovi toga truda dolaze kasnije.

Kasnije se pokaže da manje vremena trošimo na traženje dokumenata i radnih materijala, što znači da smo brži i samim tim produktivniji. Treba nam i manje prostora jer smo uklonili sve što nam ne treba, a u čistom, urednom i preglednom prostoru manji je rizik i od nezgoda. Također, kretanje i rukovanje alatima, strojevima i materijalom je lakše, smanjene su putanje kretanja, smanjuje se broj zastoja, a samo čišćenje i održavanje takvih prostora je lakše.

Komunikacija s kolegama je olakšana jer je sve jasno označeno i logično raspoređeno, što dovodi do manje stresa i umora, povećanja motivacije, samopoštovanja i zadovoljstva radom, a brže je i uvođenje u posao novih ljudi. I naposlijetku, uredni, čisti i dobro organizirani prostori sigurno ostavljaju bolji utisak na klijente i povećavaju povjerenje u naše sposobnosti da isporučimo kvalitetan proizvod i uslugu.

Osim u proizvodnim organizacijama odakle je sve krenulo, metodologija 5S je primjenjiva svuda. U uslužnim djelatnostima, u uredima, a svakako je primjenjiva i u privatnom životu, kod kuće, u kuhinji, u automobilu.

Metodologija 5S je stvarno jednostavna, ne zahtjeva neke posebne fizičke ni informatičke alate, često ne traži ni velika materijalna ulaganja. Nekad su potrebne neke građevinske preinake ili nabava polica, ormara, pultova, ali u većini slučajeva već imamo sve što nam treba.

No to ne znači da je ovaj proces lako provesti i da je lako postignuto održavati. Nije. Treba imati vještine, strpljenja i upornosti. Povremeno ćete posustati, povremeno će se nakupiti nereda, povremeno će vam se činiti da je sve uzalud. Izdržite takvo razdoblje, ne dozvolite da traje predugo i vratite se stanje reda. PS/SM

Autor: Olga Štajdohar Pađen