I. Dogovori poslije završetku sastanka
1. Neposredno vrijeme poslije završetka je prilika za kratka upoznavanja vama važnih pojedinaca i zato koristite svaku priliku za to.
2. Uvijek ima sudionika sastanka s kojima možete održati „dodatne“ sastanke poslije završetka inicijalnog sastanka. Prije početka službenog sastanka dogovorite s vama interesantnim
pojedincima da ostanete u prostoru za sastanke ili da odete na neko obližnje mjesto i iskoristite priliku za dodatne dogovore.
3. Ako je sastanak rutinski, a morate mu neizostavno prisustvovati, iskoristite ga svakako za dodatne dogovore sa sudionicima sastanka i tako popravite učinkovitost vašeg vremena
koje ćete potrošiti za sastanak.
4. Vrijeme poslije sastanka iskoristite da dogovorite sastanak u neko drugo vrijeme ako je problematika kompleksnija ili sugovornik mora žurno otići poslije sastanka.
5. Vrijeme neposredno poslije sastanka iskoristite da uručite vaše posjetnice sudionicima sastanka koje susrećete prvi puta, a koji su vam interesantni za vaš posao.
6. Iskoristite vrijeme poslije sastanka i uručite materijale iz problematika s kojima se bavite onim pojedincima koji vam mogu pomoći u poslu i karijeri.
7. Mudro je otići s nekoliko sudionika sastanka na neformalno druženje koje kroz opušteni razgovor može donijeti poticaje i dogovore za nove zajedničke aktivnosti i projekte.

II. Zapisnik
1. Zapisnik treba dostaviti što prije svima koji su bili prisutni, odsutnima, svima koji su zainteresirani za sadržaj sastanka kao i onima koji se spominju u zapisniku s obzirom na tijek
rasprave i donesene odluke.
2. Utvrdite kome i na koji način se daju primjedbe na zapisnik.
3. Zapisnik dostavljen nakon više od tri dana je nedopušteno ponašanje.
4. Idealno je da sudionici sastanka dobiju zapisnik u tiskanom obliku odmah po završetku sastanka ili da im se zapisnik odmah poslije završetka sastanka pošalje mailom (to je s današnjom tehnologijom lako izvedivo). Na taj način se ubrzava provedba odluka i informiranost čimbenika kojih se tiču odluke, a nisu bile na sastanku.
5. Izuzetno je važna brzina informiranja što se sve dogodilo na sastanku – zato zapisnike žurno uručite svima kojima je to potrebno.
6. Zapisnike ili zaključke sa sastanka s važnim odlukama pošaljite sredstvima javnog priopćavanja. Svaki sastanak je prigoda da šira javnost sazna za djelovanje grupe.
7. Zapisnici moraju biti dostupni svim zainteresiranim i ovlaštenim osobama.
8. Ako ste odlučili da se ne radi zapisnik, napravite memo (sastanak opisan u kratkim crticama).
9. Zapisnik treba biti sastavljen prema definiranoj proceduri (strukturi) koja mora imati sve potrebne elemente s obzirom na zakonske i tehnološke okvire grupe koja održava sastanak.

Autor teksta: Milan Grković

Izvor: Poslovni savjetnik br. 132

Ostatak teksta možete vidjeli klikom na PDF ikone