Menadžer za sastanke je imenovani pojedinac u zajedništvu (grupa, organizacija i zajednica) koji ima definiranu nadležnost i ovlaštenja u problematici sastanaka.

Menadžer za sastanke vodi brigu o načinu upravljanja sastancima prema definiranom modelu djelovanja (MUI sastanci).
Menadžer za sastanke može biti angažiran jednim dijelom svog radnog vremena (jedan sat, dva sata, četiri sata, …), a može biti i potpuno angažiran na problematici sastanaka.
Vrlo je mudro menadžeru za sastanke dati „neograničena ovlaštenja“ u aktivnostima kontrole provedbe  intervencijama kako bi djelovao da sastanci budu učinkoviti, a sve prema definiranom modelu upravljanja sastancima (MUI sastanci).
Naravno, „neograničena“ ovlaštenja moraju biti definirana i pri tome se misli kako se ovlaštenja odnose na aktivnosti da se osigura provedba (kontrola provedbe i intervencije) koja je definirana modelom djelovanja u upravljanju sastancima.
 

AKTIVNOSTI MENADŽERA ZA SASTANKE

- Mora imati plan aktivnosti u kojem su definirana njegove nadležnosti i ovlaštenja.
- Ima ulogu kontrolora u svim fazama sastanaka.
- Može angažirati i druge pojedince u zajedništvu koji će dobit određena ovlaštenja za kontrolu provedbe putem tih aktivnosti u cilju stvaranja uvjeta za učinkovite sastanke.
-  Redovito podnosi izvješće o stanju sastanaka, utvrđenim negativnim stanjima kao i mjerama koje su donijete kako bi se uklonila uočena negativna stanja.
-  Osposobljava pojedince, sudionike sastanka u odnosu na njihove nedostajuće kompetencije za učinkovito sudjelovanje / vođenje sastanaka.
-  Koordinira proces unapređenja pojedinih elemenata sastanaka.

Crtice

- Rukovoditelj zajedništva mora posvetiti značajnu pažnju radu menadžera za sastanke jer će time stvoriti uvjete za promjene koje se temelje na učinkovitim sastancima.
- Menadžer za sastanke mora imati odgovarajuće kompetencije kako bi mogao biti primjer drugima u djelovanju i ponašanju.
- Menadžer za sastanke može / treba biti poveznica s autorom knjige kako bi zajedništvo lakše, jednostavnije i brže zauzelo poziciju za kontinuirano i sustavno o učinkovite sastanke.

PRAKTIKUM

Menadžer za sastanke treba kontrolirati stanje elementa sastanaka koji su obavezni za primjenu koristeći tablični alat „MENADŽER ZA SASTANKE: KONTROLNIK ELEMENATA SASTANAKA“.
Tablični alat „MENADŽER ZA SASTANKE: KONTROLNIK ELEMENATA SASTANAKA PREDLOŽAK“ možete preuzeti s Interneta na linku: http://www.portalalfa.com/index.php/component/jdownloads/download/45-menadzer-za-sastanke-kontrolnik-elemenata-sastanaka-predlozak/

Zaključak

Ako se uloga menadžera za sastanke valjano definira, njegovo djelovanje će donijeti izuzetno postignuće za zajedništvo. Uvođenje institucije menadžera za sastanke je princip nelinearnosti jer se s vrlo malim troškovima angažmana jedne osobe postižu višestruki benefiti u zajedništvu, i to kontinuirano i sustavno.
Odluka da se imenuje menadžer za sastanke je jedna od najvažnijih strateških odluka u zajedništvu.

Članak je preuzet iz knjige „MUI SASTANCI – KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“.

Cjelovitu knjigu „MUI SASTANCI - KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“ bez ikakvih obaveza možete BESPLATNO preuzeti na linku www.mui-sastanci.portalalfa.com/knjiga/

Milan Grković
alfa@portalalfa.com
www.portalalfa.com