Implementacija ERP-a često je noćna je mora, kako kupca tako i ponuđača samog rješenja. Nekvalitetne pripreme i pojava naknadnih zahtjeva često uzrokuju probijanje budžeta i roka implementacije. Problem implementacije neće se riješiti mahanjem čarobnim štapićem. Potrebno je provesti niz koraka prije donošenja odluke o dobavljaču, ali i slijediti neke dobre prakse.

Većina implementacija ERP rješenja kao predradnju ima prodajnu prezentaciju od strane ponuđača ERP rješenja na kojem upoznaje korisnike sa programskim sustavom te sastavljanjem liste zahtjeva. E pa krivo…

Definirajte voditelja projekta i sponzora implementacije ERP sustava

Kao prvu aktivnost definirajte sponzora projekta i projekt menadžera. Česta je situacija u kojoj se definira projekt menadžer koji povremeno obavještava upravu o statusu projekta (i to uglavnom samo kada se pojave problemi). Sponzori projekta moraju biti svjesni važnosti projekta te aktivno sudjelovati u njegovoj provedbi i donošenju „teških“ odluka. Projekt menadžer rasteretiti će sponzore od svakodnevne operative koja je nužni dio svakog projekta bez obzira na njegov opseg, ali nikako ih isključiti iz aktivnog sudjelovanja. Na kick off sastanku projekt menadžer sponzorima, ali i drugim sudionicima projekta mora prezentirati opseg i cilj projekta, terminski plan, faze projekta, prava i obveze sudionika. Vrlo je vjerojatno da će se pojedinci opirati pojedinim zaduženjima, odgovornostima i ulogama. To breme rasprave ne treba pasti na projekt menadžera, već konačne odluke trebaju donijeti sponzori projekta.

Analizirajte potrebe korisnika

Vrlo je bitno napraviti specifikaciju potreba krajnjih korisnika. Odgovornost za analizu potreba djelatnika pojedinog odjela trebali bi snositi njihovi voditelji te analizi pristupiti odgovorno i detaljno. Možda se čini da ova faza nije presudna, ali detaljna provedba ove točke presudna je za budžet projekta, njegovo trajanje, njegove ROI, TCO i ROE faktore, te u konačnici uspjeh samog projekta. Kod „običnog knjigovodstvenog programa“ na primjer možemo analizirati da li je potrebno raditi izvještaje pregleda potraživanja po OIB-u kupca, prema regiji i sl. Također možemo sagledati potrebe za BI sustavom koji će nam na jednostavan način prikazati RUC, kurentnost robe, troškove transporta i slične elemente nužne za donošenje optimalnih i isplativih poslovnih odluka.

Definirajte listu potreba i potencijalnih poslovnih vrijednosti novog sustava

Nakon prikupljanja svih potrebnih informacija projektni tim i sponzori trebali bi provesti analizu poslovne isplativosti pojedinog korisničkog zahtjeva i sastaviti konačni prijedlog zahtjeva koje moraju zadovoljiti dobavljači ERP rješenja. Ukratko definirajte specifikaciju zahtjeva.

Prikupljanje ponuda dobavljača

U prvom koraku raspitajte se o dobavljačima ERP rješenja kod njihovih postojećih klijenata. Prikupite informacije da li su projekti bili izvedeni prema planu i budžetu, koji su se problemi pojavljivali, da li dobavljači ERP rješenja redovito prate zakonske izmjene, koliko se često pojavljuju greške u programima, da li svi elementi ERP-a rade pouzdano i prema specifikacijama… Nakon što se opredijelite za tri do pet dobavljača uputite im vašu specifikaciju zahtjeva i organizirajte prezentaciju ERP rješenja koja će biti usmjerena na rješavanje problema navedenih u vašoj specifikaciji.

Pregovaranje o provedbi projekta

Vrlo naporna i vjerojatno najteža faza bazirana na mukotrpnim i često dugotrajnim pregovorima nužna je za uspješnu implementaciju. Osim troškovnika, definirajte terminski plan sa detaljno razrađenim fazama, zauzeće resursa (dodatne analize u suradnji sa djelatnicima pojedinih odjela, edukacija za korištenje novog sustava, vrijeme za testiranje…), budžet projekta... Pri sklapanju ugovora nemojte ni u snu izostaviti odštetne naknade. Definirajte visinu naknada odštete za obije strane u slučaju nepoštivanja terminskog plana, neispravnosti softvera, neprovedbe aktivnosti od strane jednog ili oba sudionika ugovora, ili u najgorem slučaju prekida projekta. Izostanak ove klauzule ugovora koja se može pojaviti i u obliku aneksa najčešći je razlog probijanja terminskog plana i budžeta, te u konačnici i odustajanja od projekta. Nepristajanje na ovaj element osiguranja alarm su koji jednoj ili obje ugovorne strane treba jasno uputiti na neozbiljnost u pristupu projektu, odnosno da jedna ili obje strane u startu ne planiraju poštivati dogovoreni ugovor.

Već u ovom koraku vrlo je bitno predvidjeti i definirati međusobno ponašanje dobavljača i naručitelja i nakon implementacije rješenja. Riječ je o kvaliteti korisničke podrške i njenom funkcioniranju, praćenju zakonskih odredbi, testiranjima novih ili nadograđivanih elemenata sustava. Ove elemente često možete regulirati ugovorom o korisničkoj podršci, OVS ili čak OVL ugovorima. Malo je vjerojatno da ćete se, nakon što ste izdvojili nekoliko desetaka ili stotina tisuća kuna za ERP rješenje, olako opredijeliti za ERP sustav „bolji“ od implementiranog.
Tek po završetku ove faze projekta implementacije imati ćete približno točnu predodžbu o duljini implementacije, potrebnim materijalnim i nematerijalnim resursima. Nemojte olako nasjedati na floskulu o prilagodbi ERP rješenja za svaku specifičnost klijenta, već provedite detaljne analize.

Donošenje odluke o izboru rješenja

Nakon što ste prikupili sve potrebne informacije okupite projektni tim i pokušajte zajednički donijeti odluku o odabiru rješenja. Ukoliko se ne može postići jednoglasni konsenzus o odabiru optimalne ponude nemojte gubiti vrijeme ili se vraćati u prethodne korake, već odluku prepustite sponzorima projekata.

Završetak ili početak

Tek nakon svih provedenih koraka u pravilu započinje ono što mnogi smatraju početkom implementacije ERP sustava. Preskakanjem ove „uvertire“ povećavate rizik probijanja roka i budžeta projekta implementacije, smanjujete vrijeme povrata investicije, povećavate ukupne troškove vlasništva sustava, a što je možda i najopasnije, smanjujete produktivnost svojih djelatnika.

Autor: Seni Buljat, MCP Croatia