Zašto su svi nezadovoljni dugim sastancima, a ništa ne poduzimaju da se situacija promijeni?

Svakodnevno se nalazimo na nizu sastanaka različitih oblika, sudionika, načina izvedbe i važnosti. Da se podsjetimo: sastanak je svaki kontakt s bilo kojom osobom/osobama bez obzira na način, vrijeme, mjesto i sudionike.

Stanje sastanaka
Sastanci su jedini način donošenja odluka i bez sastanaka ništa ne bi funkcioniralo. Zato je ključno da sastanci budu učinkoviti. Nažalost, sastanci su jedan od najvećih uzroka za neučinkovitost pojedinaca i organizacija. Ima povelika lista razloga zašto je većina sastanaka neučinkovita, a time i neuspješna. Jedan od glavnih razloga zašto su sastanci neučinkoviti je njihovo dugo trajanje.

Razlozi za duge sastanke
Subjektivni razlozi
- Nije unaprijed točno definirano vrijeme trajanja sastanka (ne postoji pravilo o trajanju sastanka):
       • za sve sastanke,
       • nije određeno vrijeme trajanja za pojedini sastanak.
- Dominacija pojedinaca koji troše vrijeme grupe i učestalo sudjeluju u diskusijama bez stvarnog učinka.
- Voditelj sastanka nema vještina vođenja sastanaka i dopušta česta skretanja s teme i ponavljanja već izrečenog od strane pojedinih sudionika sastanka.
- Sastanci su uobičajeni način trošenja radnog vremena; to su redoviti sastanci i oni oduvijek tako dugo traju. Jednostavno je tako: Imamo sastanak!
- Nitko nije službeno predložio kraće sastanke.
- Stalna tendencija skretanja s tema. To je siguran znak da su sudionici nepripremljeni za sastanak i improvizacija im je jedino oružje da se čuje za njih. Ovo je najčešći način trošenja vremena bez pravih doprinosa temama na sastanku.
- Superiornost voditelja sastanka koji je najčešće u ulozi nadređenog (šef, rukovoditelj, vlasnik). Voditelj daje svoje mišljenje poslije svakog sudionika. Neka se zna tko je glavni!
- Pojedinci prečesto koriste svoje "demokratsko pravo" da kažu kako se u svemu slažu s prethodnikom/prethodnicima i ponavljaju već ponovljeno.
- Ima još vremena do sljedećeg sastanka ili je kraj radnog vremena pa još malo "sastančimo" da popunimo preostalo vrijeme. I tako nemamo što pametnije raditi!?

Objektivni razlozi
Nema ni jedan objektivan razlog zašto bi sastanci trebali bili dugi. Dugo u pravilu znači nekvalitetno. Održavati duge sastanke znači stvarati štetu. Takvo stanje dugih sastanaka je najviše zbog nedostatka odgovarajućih vještina sudjelovanja/vođenja sastanaka.

Posljedice dugih sastanaka
1. Nepotrebni troškovi - Vrijeme provedeno na sastanku je plaćeno i za to vrijeme se ne rade drugi, važniji poslovi. Sastanci su skupi kada se izračuna koliko vrijedi vrijeme odsutnosti svih sudionika sastanka. Nedostajuće vrijeme kada se nije napravio posao zbog odsutnosti sudionika sastanka. O tome postoji nepisani konsenzus da se ne razgovara. Još veći trošak nastaje ako se na sastanku nisu donijele kvalitetne i pravovremene odluke.

2. Ne rade se drugi poslovi - Je li  ovaj sastanak važniji od drugih tema koje sada čekaju?

3. Lažan osjećaj da se nešto događa - Pa što bi htjeli, stalno smo u pokretu! A ima li pri tome stvarnih rezultata? O tome se ne raspravlja.

4. Ne zna se procijeniti što je prioritetno - Lakše se prihvaća tema koja je protokolarna (rutina) i svi se lako s njom nose, nego da se uhvati u koštac s pravim i velikim problemima.

5. Dugi sastanci posljedično stvaraju još duže sastanke - Dugi sastanci se najčešće zakompliciraju i često puta mijenjaju smjer rada i ozračje što dovodi do zbrke. Da se to razriješi, sazivaju se dodatni dugi sastanci!? Tako se vrlo lako ulazi u petlju nezavršenih dugih sastanaka u nizu.

Praktikum
1.  Utvrdite učestalost vaših sastanaka s obzirom na njihovu dužinu:
- svi sastanci su dugi ( pronađite glavni uzrok takvom stanju),
- većina sastanaka je duga (utvrdite razloge za takvo stanje),
- neki sastanci su dugi (budite oprezni da se stanje ne pogorša).

2. Između svih nedostataka sastanaka, gdje bi stavili duge sastanke s obzirom na štetu koja nastaje?

3. Definirajte dužinu trajanja svakog sastanka i strogo ga se pridržavajte.
Kada istekne predviđeno vrijeme za sastanak, jednostavno napustite sastanak - jer je on završen.

Zaključak
Ne prihvaćajte duge sastanke jer to znači neučinkovitost i pojedinaca i oblika zajedništva (grupe, organizacije i zajednice) u kojima se dugi sastanci događaju. Nema ni jedan objektivan razlog za duge sastanke. Dobra priprema sastanka i unaprijed određena dužina trajanja su prava rješenja za preduge sastanke. Skratite sastanke, donosite kvalitetne i pravovremene odluke i iskoristite vrijeme za provedbu odluka, a ne za druženja na sastancima. Sastanke koristite za donošenje važnih odluka, a ne za druženja. Družite se u kafićima. Ili još bolje u prirodi.

---
Ovaj tekst je je pisan primjenom Modela univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007 Milan Grković koji je cjelovito prikazan u knjizi „MUI KNJIGA ZA USPJEH“. Detaljnije o knjizi možete pogledati na linku www.portalalfa.com/mui_knjiga_za_uspjeh

Autor: Milan Grković
alfa@portalalfa.com