Definicija

PROCEDURA je definirani slijed potrebnih aktivnosti za postizanje željenih ciljeva na optimalan način u području važenja (primjene) procedure.
Optimalan način postizanja ciljeva znači najmanji mogući utrošak resursa.

Ciljevi

Ÿ Izgradnja sustava procedura u problematici učinkovitih sastanaka.

Ÿ Osiguranje uvjeta za postupanje prema procedurama.

Ÿ Unapređenje procedura prema potrebama i interesa zajedništva.

Polazne osnove

Ako nije pogibeljno, nezakonito i nemoralno - sve što nije definirano pisanim procedurama je dopušteno.
To znači ako nisu definirane procedure imamo samo improvizaciju.

Imajte na umu!

Improvizacija daje rezultate koji su uvijek manji od potencijala, potreba i želja.

Koordinator izrade procedura

Učinkovito je imenovati Koordinatora izrade  procedura - osobu koja će koordinirati izradu sustava procedura u problematici sastanaka u definiranom zajedništvu.

Nositelj procedure

Nositelj procedure je imenovana osoba za upravljanje jednom procedurom u svim fazama: Izrada prijedloga, koordinacija rasprave, donošenje konačnog sadržaja procedure, početak primjene, kontrola primjene, unapređenju procedure i arhiviranje procedure.

Područja primjene procedura

• pojedinac,
• zajedništvo,
• interni sudionici,
• eksterni sudionici.

Stanje procedura

1. Postojeće procedure

    1.1. Cjelovite (bez intervencije),
    1.2. Neodgovarajuće (ažurirati: Dodati, ukloniti i/ili preformulirati),
    1.3. Nepotrebne (ukinuti),

2. Nedostajuće procedure.

Hodogram izrade sustava procedure (svih potrebnih procedura)

  1. Definirati područja izgradnje sustava procedure (naziv zajedništva),
  2. Namjena procedure (u kojem području djelovanja važi procedura (komunikacija, odlučivanje, zapisnik, pozivi na sastanak, postupanje s odlukama, sustav                arhiviranja, ...),
  3. Utvrditi stanje postojećih procedura u problematici sastanaka (cjelovite, neodgovarajuće, nepotrebne),
  4. Definirati listu potrebnih procedura (potrebne - postojeće = nedostajuće),
  5. Lista potrebnih aktivnosti u vezi procedura (ažurirati, ukinuti, izrada novih): Odrediti prioritete i rokove za izradu prijedloga procedura,
  6. Napraviti prijedloge procedura (rade Nositelji procedura); imenovati nositelje procedura - osobe koje će napraviti prijedloge procedura i dalje koordinirati s                postupanjem u vezi procedura,
  7. Rasprava o prijedlogu procedure (transparentno, definiran rok za raspravu),
  8. Donošenje odluke o konačnom sadržaju procedure (prema načinu odlučivanja u zajedništvu),
  9. Početak primjene procedura (svi obveznici primjene moraju dobiti konačnu verziju procedure; procedura mora uvijek biti dostupna za sve relevantne članove            zajedništva),
10. Unapređivati (ažurirati) procedure kada ima potrebe (isključivo prema proceduri/elementima o izmjeni procedura).

Crtice

- Djelovanje bez pisanih procedura je improvizacija.
- Svako djelovanje mimo napisanih procedura je težak disciplinski prekršaj.
- Nije dopušteno činjenje prema proceduri ako je pogibeljno, nezakonito i nemoralno.
- Cjelovit sustav procedura u problematici sastanaka je značajan dio intelektualnog kapitala.
- Procedure u problematici sastanaka su pokretači učinkovitih sastanaka.

Napomena

Podređeni organizacijski oblici (sektori, odjeli, timovi) moraju imati usklađene procedure u odnosu na nadređenost (viši hijerarhijski nivo organiziranja).
Procedure u problematici sastanaka su univerzalne primjene i nema puno razloga da osnovna struktura (ključni elementi procedure) ne budu isti za sve sudionike sastanaka bez obzira o kojoj organizacijskoj cjelini se radi.
Naravno, pojedini dijelovi sadržaja procedura će se razlikovati zbog specifičnosti sudionika, broja članova, područja djelovanja, ...

Zaključak

Svaki izostanak procedura je improvizacija koja onemogućava da sastanci budu učinkoviti. Neučinkoviti sastanci znače neuspjeh jer su rezultati daleko manji od potencijala, potreba i želja.
Izrada svih potrebnih procedura u problematici sastanaka vam treba biti prioritet u djelovanju.

- - - - -

Članak je preuzet iz knjige „MUI SASTANCI – KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“

Cjelovitu knjigu „MUI SASTANCI -KONAČNO RJEŠENJE ZA UČINKOVITE SASTANKE“ bez ikakvih obaveza možete BESPLATNO preuzeti na linku www.mui-sastanci.portalalfa.com/knjiga/

Milan Grković
385 99 280 4210
alfa@portalalfa.com
www.portalalfa.com