Unapređenje sastanaka je obavezna, kontinuirana i sustavna aktivnost pojedinaca i svih oblika zajedništva (pojedinci, organizacije i zajednice) za postizanje željene izvrsnosti.
Stanje sastanaka
Postizanje ciljeva temelji se na provedbi odluka koje se donose isključivo na sastancima. Sastanak je svaki kontakt s jednom ili više osoba bez obzira na vrijeme, mjesto i način. Stanje sastanaka je katastrofično jer je većina neučinkovita, duga i prečesto se događaju. Neučinkoviti sastanci dovode do stanja kada nisu postignuti svi elementi postavljenih ciljeva i uz veliku (nepotrebnu) potrošnju resursa.
Činjenice o sastancima
Više od 60% sudionika sastanaka smatra da su sastanci neučinkoviti. Rukovoditelji više od 75% svoga vremena provode na sastancima. Što je osoba na višem organizacijskom nivou, više vremena provodi na sastancima te donosi važnije odluke s dalekosežnim posljedicama (pozitivnim ili negativnim).
Paradoks sastanaka
Paradoks sastanaka je stanje kada su sastanci kontinuirano neučinkoviti, dugi i česti, svima je to jasno, a ništa se ne čini da se takvo negativno stanje promijeni. Sagledajmo paradoks sastanaka kroz tri elementa:
1. Stanje sastanaka
- Sastanci su neizbježni. Oni su jedini način dogovaranja u organizacijama.
- Brojni su i javljaju se u različitim oblicima.
- Svaki pojedinac svakodnevno sudjeluje u više različitih sastanaka unutar i izvan organizacija u kojima djeluje kao i u osobnom životu.
Ključne riječi: sastanci su neizbježni
2. Problem sastanaka
- Sastanci su dugi, česti i neučinkoviti.
- Odluke su često nekvalitetne i nepravovremene.
- Donesene odluke se najčešće ne provode sve i u potpunosti.
- Često se javlja situacija da se ide iz sastanka u sastanak - to su „neuspješni sastanci u nizu“.
Ključne riječi: neučinkoviti sastanci
3. Bez promjena
- Iako je većina pojedinaca i organizacija svjesna neučinkovitosti sastanaka, ništa ili jako malo se čini na promjeni takvog stanja.
Ključne riječi: zacementirani sastanci
Nema li većeg paradoksa od toga da takva negativna stanja u problematici sastanaka i dalje toleriramo? (PS/SŠ)
 

Naslov članka: Unapređenja sastanaka 

Autor: Milan Grković 

Izvor: Poslovni savjetnik br.98, str. 26. i 27.

 

Poslovni savjetnik pratite putem Facebook/LinkedIn/Twitter